L’organisation et la planification d’un team-building

planning team building

la planification d’un team building est essentielle. Photo CC BY SA La Transfo

La mise en place d’un team building réussi nécessite une préparation et une planification qui peut s’étaler sur plusieurs mois.

Le planning complet intégrera d’ailleurs un ensemble d’actions de suivi et de consolidation, menées dans l’entreprise après le team building lui-même. 

La préparation traitera des aspects purement logistiques (disponibilité des participants, cohérence avec le planning de l’entreprise, lieu), comme de l’identification des enjeux, des demandes officielles et moins claires, et du choix des participants.

 

Les aspects logistiques

 

Choisir la date ou les dates d’un team-building

La date choisie doit être cohérente avec le planning de l’entreprise. On ne fait pas un team-building en plein pic d’activité, sous peine de voir certains participants pendus à leurs téléphones portables pour régler les problèmes urgents. Ou bien, si on souhaite donner un coup de boost à une équipe avant une période exigeante, on organise un séminaire de très courte durée, de quelques heures seulement….

Mais la date du Team Building doit aussi être connue suffisamment longtemps à l’avance pour ne pas être en conflit avec les agendas personnels. Le participant à qui on aura demandé de renoncer à son projet de vacances pour participer à un team building risque d’y aller en trainant les pieds ! Au cas où l’action prévue comporte plusieurs sessions, la mise au point du planning peut nécessiter quelques aller-retour. Une fois celui-ci fixé, il doit être intangible, même pour la hiérarchie !

 

Organiser le rétro-planning

Une fois la date connue, le reste du rétro-planning est facile à mettre au point. Il est essentiel de se laisser suffisamment de temps pour trouver un lieu de qualité, et organiser l’ensemble des activités. En cas de team-building insérer dans un voyage de motivation des forces de ventes, ou d’opérations répétées chaque année comme un séminaire d’intégration, ce rétro-planning est plus facile à gérer.

C’est à ce stade que l’organisme de formation est définitivement choisi. Il va éventuellement prendre en charge une partie de la logistique. Il va surtout participer activement au deuxième aspect de la planification.

 

Identifier les besoins et les attentes

 

Les prescripteurs directs

La décision de mettre en place un team building a été murie dans l’entreprise, généralement entre la DR.H., la direction générale pour les entreprises de taille moyenne, et le(s) responsable(s) du ou des services concernés. Il est par exemple particulièrement important de savoir si les responsables directs sont convaincus de l’utilité du team building, ou si ils s’y sentent plus ou moins forcés.

« Le Team Building est devenu une mode ces dernières années, et beaucoup de formateurs remplacent un savoir-faire par un catalogue d’activités de plus en plus originales. Or l’originalité ne doit pas être un but en soi, mais répondre à un besoin précis, identifié lors de la préparation. Sinon on perd totalement en efficacité », comme le dénonce James Adonis dans cet article provocateur (en anglais).

une activité de team building peut être peu adaptée à une entreprise féminine. Photo CC BY NC SA de The Crucible Oakland

une activité de team building peut être peu adaptée à une entreprise féminine. Photo CC BY NC SA de The Crucible Oakland

 

Les attentes des prescripteurs

L’objectif de cet entretien est d’arriver à qualifier les attentes. Si la demande d’un team building est faite pour améliorer la communication au sein du service, et qu’on s’aperçoit qu’en réalité, c’est la remontée des informations vers le responsable que celui-ci juge insatisfaisante, le team-building n’est peut-être pas la bonne réponse.

De même, si deux services ne travaillent pas correctement ensemble, mais que les entretiens mettent en évidence des objectifs de bonus fixés sur des critères contradictoires, la solution n’est pas un team-building, mais une remontée aux niveaux hiérarchiques aptes à gérer ce conflit.

Les demandes qui portent sur une meilleure connaissance, ou tout simplement une rencontre d’autres collaborateurs, ou sur une consolidation d’une équipe qui fonctionne bien sont les plus directes. Mais toute demande qui porte sur la correction d’un problème doit être considérée avec attention : le team building ne résout pas les problèmes, il met en place des conditions qui facilitent la résolution de ces problèmes.

En tout état de cause, consolider une équipe qui fonctionne bien est un objectif tout à fait légitime. Une étude de l’Université de Washington (en anglais) a mis en évidence un gain de productivité de 18% dans une entreprise californienne du secteur de l’habillement, lié uniquement à l’organisation du travail en équipe.

 

Team Building et résolution de problèmes

Lorsqu’on identifie que le team building est demandé pour résoudre un problème, il faut intégrer dans la planification les mesures de résolution du problème.

L’idéal étant bien sûr de réaliser le team building une fois les mesures correctrices apportées. Néanmoins, être dans une situation où il va être possible, en parallèle des activités proprement d’équipe, de faire passer un message sur la problématique, sur le fait qu’elle a été identifiée et qu’elle va être résolue de telle ou telle manière, donne un effet de levier important, l’équipe adhérant alors à la solution proposée.

 

Le team building dans une opération de réorganisation

La préparation d’une telle formation doit se faire en coopération avec le management. Cuisiner ensemble ne résout pas les tensions quand des emplois ou des carrières sont en jeu. Si ces aspects sont négligés, dans la composition du groupe ou dans le timing, ils peuvent avoir un impact très négatif sur l’équipe, qui risque de ressortir encore moins disposée à coopérer.

Le team building doit intervenir au moment où il y a réellement une équipe à consolider, c’est-à-dire où toutes les décisions concernant les attributions de postes, les éventuels reclassements ou licenciements ont été prises, et acceptées. Il vaut mieux patienter un peu qu’intervenir trop tôt.

 

Préparation du suivi

Dès l’organisation du séminaire, il est important de penser au suivi, à l’évaluation de son impact, à d’éventuelles sessions de renforcement.

En particulier, en ce qui concerne les team buildings d’intégration, il est recommandé de prévoir d’autres séances, peut-être uniquement intra-entreprises, qui permettent de renforcer les liens noués les premiers jours. Un suivi via un parrain est un autre moyen de renforcer l’intégration, sur une période qui peut aller sur plusieurs mois.

Pour tout autre situation (réorganisation, résolution de problème) on doit au préalable se demander comment évaluer le succès du team building, sans le mêler à l’impact des mesures autres, destinées à corriger le problème lui-même.