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La gestion du temps pour une équipe commerciale

Moments dédiés à la vente, trajets en voiture, démarchage téléphonique, suivi administratif, relance client… le temps des forces commerciales est scindé en une multitude d’activités. Ainsi et pour atteindre leurs objectifs de vente, ce temps doit être optimisé.

Une étude Proudfoot consulting* sur la performance des forces de vente nous révèle que les commerciaux sédentaires consacrent moins de 30% de leurs de temps aux visites. Ainsi 49% de la journée d’un commercial serait dédiée aux tâches administratives et à la résolution de problèmes divers. Autre chiffre marquant de l’étude, les commerciaux ont une estimation deux fois supérieure à la réalité de leur temps passé en vente « active » auprès de leur clientèle. Elle représente au final seulement 12% de leur temps.

Mieux gérer et organiser son temps c’est donc vendre plus. Quelques notions et techniques sont donc à connaître pour mieux s’organiser individuellement, mieux gérer le planning de son équipe, être conscient de ses bons et mauvais réflexes… Certaines lois régissent notre temps. En les connaissant nous pouvons les utiliser dans notre intérêt et pour une meilleure gestion de nos priorités. Il est également nécessaire de savoir identifier et organiser les différentes plages d’activités afin d’utiliser les outils et les techniques adéquates à la gestion de son temps et au bon pilotage de son équipe.

 

 

Gestion du temps : les lois incontournables

Un article l’Express/l’Entreprise met en avant les différentes lois qui régissent notre temps. Elles trouvent leur application dans bon nombre de métiers et fonctions et particulièrement les fonctions commerciales.

Ces différentes lois mettent en avant le fait que notre rapport au temps et à la gestion du temps dépend de plusieurs facteurs notamment psychologiques : perception, état d’esprit, fatigue…

L’article recense trois lois du temps qui ont trait aux tâches elles-mêmes. Ainsi la loi de Taylor nous apprend que l’ordre dans lequel on effectue des tâches va influer directement sur le temps qu’elles prennent. Ainsi si votre meilleur moment de la journée est le début d’après-midi, réservez-le pour les tâches à forte plus-value : relancer un client, visites…

Autres lois totalement liées à la tâche elle-même : les lois de Laborit et de Fraisse. Elles affirment respectivement que l’individu à naturellement tendance à débuter par les tâches qu’ils trouvent agréables et que plus il aime cette tâche plus le temps semblera passer vite. Ainsi le risque est grand de passer beaucoup de temps sur une tâche et d’en laisser de côté certaines ou de les traiter trop rapidement. Ainsi si vous n’aimez pas du tout faire vos reportings ou comptes-rendus faites les plutôt le matin !

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Aspects plus liés à la perception du temps qui passe, la loi de Murphy nous apprend que nous sous-estimons souvent voire toujours le temps que nous passons sur une tâche. Ainsi il faut mieux prévoir un peu plus temps lorsque vous établissez un plan de tournée par exemple : pensez aux bouchons éventuels, à une déviation sur la route, à l’absence de parking une fois sur place…. Dans la même optique nous avons besoin d’échéance pour allouer un temps raisonnable. En effet plus un individu aura de temps pour réaliser une mission, plus il en prendra sans que la mission soit forcément mieux exécutée, c’est la loi de Parkinson. Si vous devez rappeler tous vos clients de l’an passé pour leur proposer votre nouvelle offre, établissez un calendrier et une échéance pour tout boucler et être certains d’appeler tout le monde tant que l’offre est en vigueur.

Enfin et dernière loi, la loi d’Illich qui nous apprend que au-delà d’un certain temps d’activité nous ne sommes plus efficaces et la performance devient négative. Ainsi si au bout du 4ème rendez-vous vous sentez que vous n’êtes plus efficace, n’en prenez pas un cinquième.

 

 

Gérer ses plages d’activités

Au-delà des lois qui régissent le temps et surtout la perception que nous en avons, le commercial ou responsable commercial qui planifie doit savoir identifier la nature d’une activité, son objectif, la plage horaire qui doit lui être allouée et l’échéance pour la réaliser.

Pour un responsable ou un directeur commercial la journée est décomposée en différents espaces temps. Son activité fonctionne sur le principe de la boussole constituée de 4 quadrants :

  • La gestion classique des tâches
  • Le suivi des objectifs commerciaux
  • La gestion des priorités
  • La gestion des urgences

Le concept de boussole du temps est là pour rappeler quels sont les objectifs principaux et qu’il faut garder le cap de ses objectifs sans se laisser distraire.

 

On distingue plusieurs types de plages d’activités : générales et spécifiques.

Les plages générales comprennent les activités suivantes :

  • La gestion et la relation client
  • Le suivi client (rendez-vous physique ou téléphonique)
  • L’organisation de l’activité de suivi
  • La gestion des reportings d’activité

Les plages spécifiques comprennent elles :

  • La préparation des reportings spécifiques
  • La gestion des dossiers clients sensibles
  • Les inputs hiérarchiques

 

Afin de faciliter le quotidien, il existe quelques règles de planification que l’on peut mettre en place :

  • Les engagements clients sont programmés à l’avance. A moins de 72 heures, ils sont considérés comme des urgences. A plus de 72 heures ils ne sont plus prioritaires.
  • Les activités internes sont planifiées à l’avance pour les activités routinières telles que les réunions commerciales, les activités de reporting…
  • Les autres activités sont programmées en fonction de leur degré d’importance.

 

 

On trouve 4 types de plages d’activité :

  • Plage routinière
  • Plage prioritaire
  • Plage d’urgence
  • Plage d’opportunité

 

Si les 3 premières plages sont totalement identifiables en termes de « contenus » et de temps, revenons sur la place d’opportunité. Celle-ci doit également être programmée. Elle capitalise le temps gagné sur les autres plages par les actions abandonnées, les actions traitées rapidement, ou les actions reprogrammées.

On peut l’appeler tirelire ou capital temps puisque l’activité est réalisée sur un temps économisé ou un temps d’investissement personnel ou pour l’équipe. Pour bien utiliser cette opportunité et la tirelire, on utilise la règle de Pareto :

  • 80% d’activités programmées pour 20% d’imprévues
  • 20% d’activités imprévues dont 80% d’activités tirelires

 découpage activité

 

La gestion opérationnelle des activités permet de hiérarchiser les activités en fonction :

  • Des objectifs d’activité commerciale
  • De la gestion des urgences
  • De la gestion des priorités
  • De la normalité de l’activité quotidienne

 

 

hiérarchiser les activités 

 

 

Animateur commercial : être facilitateur dans la gestion du temps

En tant que responsable commercial, il est indispensable de pouvoir piloter son équipe dans la gestion de son temps, de planifier des actions et de proposer des outils facilitant.

Ainsi plusieurs outils et techniques sont à votre disposition pour être ce facilitateur :

  • Faites l’audit de votre fonctionnement et de celui de votre équipe en ce qui concerne la gestion du temps. Il est important de décrypter sa façon de travailler et celle de son équipe en évaluant quels peuvent être les facteurs de dispersion et de perte de temps. Ce temps de réflexion vous permettra également d’identifier les bons et les mauvais réflexes de votre équipe mais aussi les vôtres : déléguez-vous toujours de façon à optimiser le temps de chacun ? Confiez-vous des tâches répétitives ou peu attractives à votre équipe ? Vos collaborateurs mettent-ils bien à profit leur plage d’opportunité ? Etc etc.

 

  • Donnez un timing à vos objectifs et donnez des objectifs de temps. Tout comme l’on fixe des objectifs de court, moyen et long terme, on doit avoir une vision sur un planning court, moyen ou long terme. Cela concerne le planning de la semaine (déplacement, appel, reporting…) mais aussi les actions commerciales de long terme : relance semestrielle, prise de rendez-vous annuelle pour les actions de fidélisation, suivi de la saisonnalité de l’entreprise… Pour rappel, plus un emploi du temps est détaillé, plus il est efficace. Cela vous permet d’échelonner la réalisation de vos objectifs et ceux de l’équipe et de ne pas s’essouffler en voulant tout faire en même temps.

 

  • Outil indispensable et très efficace, la formation en gestion du temps peut s’avérer très productive pour vos équipes. Proposer à votre équipe de consacrer 2 ou 3 jours à se former aux outils et techniques de la gestion du temps c’est miser sur l’apprentissage de compétences qui faciliteront la vente et la productivité. Ce type de formation permettra à l’ensemble de votre équipe d’identifier les tâches prioritaires, les tâches urgentes… mais aussi de percevoir quels sont pour chacun les moments les plus propices à la concentration où les tâches prioritaires doivent être réalisées.

 

  • Appuyez-vous sur les outils technologiques à votre disposition pour élaborer vos plannings, plan de tournée, séquences d’appel, optimisation des temps de trajet… Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels, applications qui vous permettront de gagner en efficacité : CRM, logiciel évolutif selon la taille de l’équipe et du portefeuille client, utilisation de toutes les fonctionnalités de votre agenda outlook ou autre…. N’oubliez pas bien sûr de former vos collaborateurs à l’usage de ces outils, rien ne serait pire que de leur faire perdre du temps lors de l’utilisation de ces solutions !

 

  • Miser sur le travail d’équipe. Pour gagner du temps, mais aussi trouver de nouvelles idées, mettre en commun le travail de chacun paraît particulièrement efficace : agenda partagé, gestion de portefeuilles commerciaux, brainstorming, partage de documents, conception de trames… Pourquoi ne pas préparer certains rendez-vous ensemble pour échanger sur vos techniques d’approche ou de vente. On sait que la préparation d’un entretien diminue le stress, elle est peut-être optimisée par les conseils de votre collègue ou de votre manager.

 

  • En tant que responsable commercial, votre rôle est de piloter et animer votre équipe. Parmi vos missions, l’animation de réunion est indispensable pour mobiliser les équipes et les tenir informés. Chronophages, les réunions se doivent d’être placées au bon moment de la semaine, et d’avoir un contenu productif. Pour cela identifiez le moment où votre équipe a moins de rendez-vous client par exemple. Ne les placez peut-être pas un vendredi après-midi ou une partie de l’équipe pourrait être absente ou peut être un peu moins attentive. Concernant le contenu pensez à bien l’optimiser et à varier votre mode d’animation : parole, échange, travail, réflexion… : n’utilisez pas uniquement le mode descendant. Pensez également à fournir un compte-rendu, à faire passer les supports utiles et à mettre en place un suivi des décisions prises : de petites actions qui vous feront gagner un temps précieux de semaine en semaine.

 

  • Ne négligez pas la tenue de tableau de bord et de reportings. Outre les bonnes informations commerciales que vous fournirons ces indicateurs, ils vous permettront de vérifier également la pertinence de votre emploi du temps : nombre de rendez-vous / semaine, appels à passer… et de l’adapter si besoin.

 

  • Enfin et dernière piste, si votre équipe commerciale est de taille plutôt importante, une assistante qui pourrait gérer leur planning, prendre des rendez-vous mais aussi assurer le suivi administratif peut être une très bonne piste. Un nouveau poste représente un coût mais il représente aussi du temps libéré pour vos commerciaux et donc pour la vente.

 

Mieux gérer son temps dans la fonction commerciale c’est donc toujours avoir bien à l’esprit ses objectifs : de vente, de fidélisation, de reconquête…

Vendre est un travail de longue haleine alors optimisez votre planning avec tous les outils à votre disposition. Ainsi et dernier conseil si vous êtes un bavard invétéré ou un incorrigible retardataire, n’oubliez pas votre montre, elle est votre première alliée dans votre course contre le temps !