Side Menu

 

icone-twitter     icone-facebook     icone-google+     icone-linkedin

 

Gestion du temps : 4 outils pratiques pour gagner en efficacité

Pour notre veille sur la gestion du temps, nous avons trouvé un article intéressant dans le magazine américain Upstart Business Journal, dans lequel Noah Rosenfarb, CEO de Freedom Advisors, livre ses astuces pour gagner du temps et améliorer ses performances au travail. Nous avons donc testé pour vous ces méthodes et vous livrons nos impressions :

Laissez des messages vocaux pour éviter les longues conversations

Un premier outil très malin, c’est l’accès direct au répondeur de vos correspondants : imaginons que, suite à une réunion, vous deviez faire un débriefing à plusieurs personnes ; un mail de compte-rendu peut être fastidieux et chronophage ; appeler directement vos interlocuteurs est une solution de facilité, surtout pendant un trajet en voiture, mais vous risquez de perdre du temps à bavarder sur le sujet, alors que vous avez plusieurs coups de fils à passer.

Une méthode ultra simple de gagner du temps consiste à tomber directement sur le répondeur de la personne, pour lui laisser votre message : en France, ce service existe, il suffit de taper  le 3665 + le numéro de votre correspondant (coût du service, 1.35€+0.34€/min) et vous avez un accès direct à sa messagerie, sans craindre de tomber sur lui…

Vous pouvez alors faire votre débriefing tranquillement sans être interrompu et enchainer les appels en laissant des messages vocaux. Simple et efficace.

Utilisez votre client mail comme un outil de rappel

Qui n’a jamais oublié de répondre à un e-mail, noyé sous une pile d’autres e-mails ? Et qui ne s’envoie jamais de courriel pour se rappeler de faire quelque choseGestion du temps ? Résultat, la boite de réception est le lieu de stockage en expansion de l’ensemble de nos tâches à faire, souvent mal maîtrisée : on perd du temps à rechercher ces fameux e-mails « à ne pas oublier ».

 

Noah Rosenfarb a déniché un outil de rappel très pratique à installer sur ordinateur ou smartphone : Boomerang, par Baydin. Cet outil, qui marche sur différents clients mails comme Outlook, Gmail, Android, et iOS, permet de programmer des rappels de mail (dans 5 minutes, 1 heure, etc.) : il suffit juste de cliquer si vous n’avez pas répondu au rappel, il agira comme un bouton snooze sur un réveil, en se rappelant à vous quelques minutes plus tard.

Adieu, la recherche des mails : avec cet outil, le gain de temps est assuré, en plus d’une meilleure productivité.

La neuroscience au service de la concentration, sur un air de musique

focus at willTout un programme, qui parait farfelu mais l’outil focus@will part du constat que beaucoup d’entre nous écoutent de la musique au travail, afin de se couper des autres, notamment en open-space, et créer un environnement « cocoon » propice à la concentration. Mais ce que nous aimons écouter pendant nos loisirs n’est pas adapté à la réflexion, à l’invention ou à l’étude : bien au contraire, cela baisse la compréhension et entraine la distraction parce que cette musique que nous aimons est conçue pour nous engager intellectuellement et émotionnellement.

Focus@will propose plusieurs chaines musicales qui diffusent différents types de musiques conçus scientifiquement pour s’engager avec le système limbique du cerveau, et jouent le rôle d’amplificateur d’attention. Cet outil permet alors d’augmenter la durée d’attention et le niveau de concentration général.

Le site propose un essai gratuit afin de voir si on est bien réceptif à cette musique, en affirmant que cela fonctionne sur 2 personnes sur 3, et le service coûte moins d’1cent US par jour.

Pour l’avoir testé pendant la rédaction de cet article, l’écoute est vraiment agréable, et le constat est qu’effectivement, le temps de rédaction semble plus court qu’habituellement : un bon point pour Focus@will !

 

Mettez du contenu dans vos signatures de mail

Pour ceux qui écument les salons, congrès et autres lieux de conférence, voici une astuce pour être hypers réactifs et marquer des points auprès des prospects : plutôt que de vous contenter de récupérer des cartes de visites, profitez des temps de pause pour envoyer à vos nouveaux contacts un mail de remerciement, avec vos coordonnées. Pour cela, pas la peine de faire des copier/coller de texte pour chaque e-mail : il suffit simplement d’intégrer votre texte directement dans votre signature de mail ! Vous gagnez ainsi un temps précieux, montrez votre intérêt, marquez les esprits par votre professionnalisme et ne restez plus une carte de visite parmi tant d’autres.

 

N’hésitez pas à partager avec nous vos astuces pour améliorer votre performance au travail et gagner du temps !