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Gérer des projets

 

Un manager, face à une demande ou à un besoin, ou au fonctionnement spécifique d’une équipe endosse le rôle de chef de projet. En revanche, tout comme le management,  la gestion de projet n’est pas innée, elle s’apprend.

Un projet se prépare en amont, notamment en analysant les facteurs de risque, les conditions de réalisation, les jeux principaux, les parties prenantes, les outils à disposition, mais aussi la trésorerie et le timing.

Après cette phase de préparation, la gestion du projet à proprement parler peut débuter. Le JDN propose un panel de 10 règles d’or à la gestion de projet, parmi celles-ci on trouve la division des rôles ou encore les feedbacks réguliers sur le travail accompli.

 

 

Avant de gérer un projet, gérez le facteur risque

 

Dans une gestion de projet, des erreurs stratégiques peuvent vite survenir si les résultats attendus sont peu clairs voire impossibles à réaliser que ce soit financièrement, ou par manque de capital humain, ou encore s’il n’y a pas de débouché pour le projet (pas de client).

 

La phase initiale de la gestion de projet se découpe en trois parties : l’identification des objectifs, des différentes ressources que l’on a pour mettre en place et s’assurer de la validité du projet ainsi que les risques qui peuvent nuire à ces mêmes ressources.

 

 

En ce qui concerne les ressources que possède une entreprise en gestion de projet, on compte 4 catégories différentes :

  • Le capital humain: combien de personnes, quelles compétences, quels partenaires et leur position sur la « Carte des Partenaires » proposée par Herbemont et César dans La stratégie du projet latéral (Ed. Dunod).
  • La temporalité : tout projet est profondément ancré sur une période. C’est cette même période qui régit les objectifs à atteindre.
  • Les outils technologiques : Quels moyens matériels ai-je à ma disposition pour répondre au projet que j’ambitionne ? Dans cette catégorie des outils technologiques, il ne faut pas perdre de vue les (nombreuses) législations régissant l’entreprise et les droits que lui procurent ses différents outils.
  • Les moyens financiers: Quel budget a-t-on à disposition pour mener à bien ce projet ?

 

 

Il est important de ne pas perdre de vu que ce sont ces ressources et non directement les objectifs qui seront ou pourraient être impactés par les aléas.

Malgré la démarche de prévention en trois étapes (objectifs, ressources et erreurs), tout ne peut pas être prévu. Il y a ce que Michel Crozier appelle une zone d’incertitude ou marge d’incertitude. L’inventaire des différentes ressources ne détermine pas toujours si l’on pourra les utiliser ou non.

 

 

Les 10 règles d’or de la gestion de projet

 

Ces différentes mesures préventives face au risque permettent de mettre en place un système d’action concret. Ce système d’action nous est proposé en 10 règles d’or de la gestion de projet par le JDN.

 

  1. Sensibiliser son équipe à l’esprit du projet

Pour cela, prendre le temps de poser les « lois » qui régiront cette nouvelle structure. Il s’agit notamment d’instaurer une nouvelle hiérarchie (de préférence vers l’horizontalité). Le chef du projet doit prendre conscience de l’investissement que demande le projet en question. Si ce projet prend une grande partie du temps du salarié, il ne lui restera que peu de temps pour qu’il travaille sur ses dossiers quotidiens.

 

  1. Attention ! Toute nouveauté n’est pas forcément synonyme de projet

Un projet est une « idée que quelque chose à faire, que l’on présente dans ses grandes lignes » selon la définition proposée par le dictionnaire Larousse. Un projet est imputé par une démarche spécifique : on met en place un processus particulier, un nouvel organigramme avec des tâches associées.

 

  1. Créer une cohésion d’équipe

Pour que la gestion de projet soit efficace du départ à la réalisation finale, le manager doit porter une attention toute particulière à la gestion de l’équipe. Le bon fonctionnement d’une équipe a une influence directe sur la réussite ou l’échec du projet. Elle conditionne ses résultats.

 

 

  1. Déléguer plutôt que diriger

« Diriger » n’est pas le mot approprié pour un chef de projet, il est plutôt le chef d’orchestre. Il délègue pour être efficace mais également pour partager les émotions, notamment dans les périodes de stress intenses mais également durant une période de satisfaction.

 

  1. Chacun son rôle attribué

Chacun à un rôle opérationnel mais occupe également une fonction particulière. Cette fonction incombe de fait au rôle attribué. Il peut y avoir entre autre un chargé de la trésorerie (ou responsable du budget), un responsable de la cohésion de groupe chargée d’apaiser les tensions ou encore un chargé de communication externe.

 

  1. Faire des feedbacks pour avancer dans le bon sens

Non, il ne suffit pas de franchir une étape pour poursuivre en toute sûreté l’avancé du projet. Rien n’est jamais acquis. Il faut sans cesse regarder en arrière, par feedback, pour avancer le plus sereinement possible. C’est ce procédé que valorisent les méthodes agiles en remettant régulièrement en cause le travail accomplit. Les problèmes sont réfléchis en amont et peuvent rapidement être jugulés.

 

  1. Intégrer les partenaires (clients, fournisseurs, etc.) au projet

Ce sont certes des prestataires externes mais il ne faut pas oublier qu’ils jouent un rôle décisif dans le déroulement du projet. Ils peuvent interférer dans les objectifs et les délais que s’était fixé le groupe. Toutes les parties prenantes doivent être prises en compte pour ne pas risquer de refus de leur part. L’équipe en collaboration peut dresser une cartographie des différents prestataires, par brainstorming, pour être sûre de ne pas en laisser de côté.

 

  1. Innover

Le cahier des charges est le point de départ de tout embryon de projet. Avant d’imaginer un produit innovant, les concepteurs doivent  comprendre les besoins des clients ou des prospects. L’équipe entière peut alors s’investir pour tenter de cerner précisément les besoins du/des clients.

 

  1. Prendre garde au temps

Quand on monte un projet, la mesure utilisée est essentiellement le temps. Le temps est contractualisé, des pénalités de retard peuvent être mises en place. Une personne peut gérer la partie temporelle du projet, sa fonction est celle de « gardien du temps » (cf.5). Pour tenir leur délai, chaque membre du groupe a à sa disposition des outils de planification des tâches (roadmaps, diagrammes de Gantt).

 

  1. Faire régulièrement des évaluations / autoévaluations

Une fois le projet terminé, la boucle n’est pas encore bouclée. Un bilan post-projet est préconisé par l’entreprise agile. Les membres de l’équipe dressent un bilan pour permette une amélioration continue. Une évaluation du projet une fois livré permet à l’équipe d’avoir une base sur laquelle s’appuyer pour démarrer le prochain projet.