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Formation : Organiser et animer des réunions productives

Se former à l’animation de réunion permet d’acquérir les outils pratiques et concrets pour des réunions réussies quel que soit le contexte.

Les réunions sont malheureusement trop souvent chronophages par rapport à leur efficacité et aux actions concrètes qu’elles génèrent (ou pas). Réunion mal préparée, participant perturbateur, contenu mal adapté par rapport au public, ordre du jour oublié, supports inexistants etc. : autant d’erreurs qui nous rappellent qu’animer une réunion ne s’improvise pas !

Les notions à acquérir pour maîtriser les clés de l’efficacité et ainsi animer au mieux une réunion sont les suivantes :

  • Augmenter l’implication des participants dans ses réunions
  • Obtenir des résultats et des décisions concrètes
  • Faciliter la prise de parole et le respect de l’emploi du temps
  • Adapter les techniques d’animation au contexte
  • Cadrer les débordements et les comportements hors jeu

La formation à l'animation de réunion s'oriente sur les points suivants :

1. Préparer l'animation de la réunion, c'est-à-dire :

  • Se poser les bonnes questions avant la réunion
  • Constituer l’ordre du jour
  • Établir la liste du matériel et la logistique  de l’animateur-manager
  • Prévoir un emploi du temps rigoureux et réaliste

2. Réussir le lancement pour impliquer, soit :

  • Articuler son discours
  • Adopter la bonne attitude selon le contexte, les participants, le sujet
  • Éviter les « diables du langage »
  • Rendre un exposé vivant et intéressant
  • Savoir bien démarrer et mettre en situation

3. Conduire la réunion avec les bons outils, autrement dit :

  • Faire un tour de table, lancer et alimenter les débats
  • Travailler en groupe ou de façon individuelle
  • Inciter au brainstorming : réfléchir collectivement
  • Savoir utiliser les supports de réunion
  • Découvrir les méthodes Pecha-Kucha et 10/20/30

4. Gérer les collaborateurs et les situations difficiles, à savoir :

  • Connaître les différentes phases de vie d’un  groupe et les rôles de chacun
  • Gérer le relationnel au sein d’un groupe
  • Identifier les profils difficiles (agressif, bavard, hors-sujet, saboteur, muet)
  • Savoir gérer et manager ces profils difficiles

5. Conclure la réunion et la faire vivre et notamment :

  • Rédiger une synthèse finale
  • Récapituler les actions
  • Faire un compte rendu de la réunion
  • Mesurer l'adéquation entre les objectifs fixés et les résultats obtenus