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Formation les fondamentaux de la gestion du temps

Quels sont vos problèmes en termes de gestion du temps et des priorités ? Vous êtes souvent en retard au travail, vous avez une lourde masse de travail et avez du mal à définir vos priorités ? Vous finissez tard le soir parce que vous n’arrivez pas à gérer votre temps de travail ? Votre travail est source d’angoisse et vous vous sentez stressé ?

Ce sont autant de signes qui témoignent d’un besoin de modifier votre rapport au temps afin d’apprendre à gérer votre temps efficacement, et cesser d’appréhender le retour au travail. Revoir sérieusement votre organisation pour rentabiliser votre temps de travail au maximum peut changer votre quotidien du tout au tout.

Apprenez  les métarègles pour gagner du temps et sélectionnez les techniques utiles en accord avec votre personnalité. Vous en bénéficierez au quotidien, tout autant que votre entreprise car votre efficacité en sera renforcée.

Gérer son temps, c’est agir sur…

  • Votre personnalité

Il est crucial de comprendre son mode de fonctionnement  en faisant un auto-diagnostic. C’est le premier pas pour déceler les points à travailler, et  décider de la voie à prendre pour agir afin de contrôler ou changer son mode de fonctionnement.

  • Votre fonction

Vous devez connaitre les tâches dont vous êtes responsable, et déterminer clairement quelles sont les tâches à traiter en priorités pour votre fonction.

  •  Votre façon de travailler

 Organisez vos journées, votre semaine pour gérer au mieux votre temps. Etablissez une stratégie solide, avec  la mise en place de procédures  et de contrôle, et d’autocorrection si un recadrage est  nécessaire.

  • Votre relation aux autres

Votre travail implique forcément d’être en contact avec autrui. Apprenez à doser ouverture et fermeté dans vos relations pour optimiser votre gestion du temps. Assainissez votre vie au travail en vous forçant à faire la part des choses et en fixant des limites.

Sommaire

Comprenez les enjeux de la gestion du temps

  • La métaphore des cailloux 
  • Les 4 grands facteurs d’organisation du temps

Identifiez votre rapport personnel au temps

  • Quel diable du temps êtes-vous ?
  • Les principes psychophysiologiques du temps

Gérez votre fonction

  • Savoir formuler un objectif
  • Gestion des priorités
  • Que faire en cas d’urgence ?
  • Savoir gérer les imprévus
  • 10 conseils pour ranger et classer
  • 10 conseils fondamentaux pour développer un esprit de gestion du temps
  • 8 conseils pour construire son emploi du temps

Remaniez votre façon de travailler

  • 20 reflexes chronordonnés
  • Les étapes de la préparation
  • Gérer son agenda
  • Opter pour la méthode QCD
  • 10 conseils pour gérer votre téléphone
  • 10 conseils pour mes déplacements
  • 10 conseils pour l’informatique

Gérez votre rapport à autrui

  • Marche à suivre pour une communication constructive
  • L’assertivité
  • Marche à suivre pour savoir dire non
  • Gérer son patron
  • 10 conseils pour gérer les interruptions

 

Comprenez les enjeux de la gestion du temps

La métaphore des cailloux

trois bocaux cailloux

Une gestion du temps efficace peut être matérialisée par un bocal vide à remplir par :

  • vos tâches principales, représentées par des cailloux
  • vos tâches secondaires, représenté par le gravier
  • le sable représente toutes les autres tâches parasitaires comme le téléphone, les mails…

bocal débordant

 Si vous remplissez le bocal dans cet ordre, vous pourrez utiliser sa capacité de manière optimale. Autrement, vous risquez de laisser des creux vides, de ne plus avoir de place et de voir le bocal déborder… Quand vous comprenez que le bocal représente votre temps, vous réalisez l’importance de le rentabiliser. Il est à souligner également que votre temps comme la capacité de votre bocal, est incompressible.  A chacun son temps de travail, et sa capacité. Pour apprendre à gagner du temps, mieux vaut déterminer au préalable votre rapport personnel au temps.

 Les 4 grands facteurs d’organisation du temps

 


4 grands facteurs de gestion du temps

 

 

Identifiez votre rapport personnel au temps

Quel diable du temps êtes-vous ?

Maintenant que vous avez réalisé l’importance de rentabiliser votre temps de travail, il est nécessaire de prendre conscience de votre responsabilité par rapport à vos difficultés de gestion du temps. Identifier quel « diable du temps » vous habite, soit quels sont vos mauvais reflexes face aux temps et comprendre dans quel cercle vicieux vous êtes  pour pouvoir en sortir. C’est la première étape de votre stratégie pour optimiser votre temps.

  • Le pompier

le pompier

Ce qu’il fait, ce qu’il vit :

  • Attend la dernière minute pour entamer une tâche
  • Fait dans l’urgence
  • Reporte tout, autant que possible
  • A tendance à ne pas finaliser les tâches (fait 80% du travail)
  • Est toujours occupé, semble désordonné, sous tension…

Ses expressions favorites :

  • C’est urgent !
  • Je suis payé pour agir !
  • Dernier entré, premier sorti (LIFO) !

Pourquoi il agit ainsi

  • Considère l’action plus valorisante que la réflexion
  • Aime agir sous tension
  • Confond l’urgent et l’important
  • Difficulté à voir à long terme

Quelles conséquences sur son temps et sa vie ?

  • Le pompier allume autant de feux qu’il en éteint
  • Perd beaucoup de temps à chercher des infos inutiles ou perdues dans ses dossiers
  • Fait ce qui lui semble urgent, mais pas l’important
  • Demande beaucoup à ses collaborateurs mais parfois des choses inutiles ou non prioritaires

 

  • L’athlète

l'athlète

Ce qu’il fait, ce qu’il vit

  • Il entasse les tâches à faire, et les traite les unes après les autres
  • Il les liste parfois, mais y attribue rarement un délai
  • Quand il attribue un délai, les délais sont trop courts !
  • Il court après le temps, il est souvent en retard

Ses expressions favorites

  • Je manque de temps
  • Déjà 17h ?!?
  • Je le finirai ce soir à la maison…

Pourquoi il agit ainsi

  • Il a du mal à évaluer et percevoir le temps : délai, échéances, temps qui passe, entretemps…
  • Il évalue difficilement une charge de travail quotidienne, mensuelle et la difficulté des tâches
  • Il ne veut pas demander de l’aide car il pense faire perdre du temps aux autres
  • Il confond qualité et quantité

Quelles conséquences sur son temps et sa vie ?

  • Il fait beaucoup d’heures
  • Il en apporte chez lui !
  • Il sent que le contrôle lui échappe
  • Il se sent surchargé et débordé

 

  • Le copain

le copain

Ce qu’il fait, ce qu’il vit

  • Son bureau est le lieu de rendez-vous pour les potins
  • Il répond rapidement à ses mails, qu’il lit au fur et à mesure…
  • Il a du mal à se concentrer, il travaille dans un environnement bruyant
  • Il fait peu ou ne fait pas de reproches à ses collègues pour leurs retards

Ses expressions favorites

  • Comment vas-tu ?
  • Oui, j’ai déjà vu ça quelque part, attend…
  • On ne peut pas être tranquille ! …

Pourquoi il agit ainsi

  • Son métier demande une grande réactivité
  • Il travaille dans un environnement bruyant ou un open space
  • Il aime le contact avec les autres, les interactions, le travail de groupe
  • Les règles de fonctionnement sont individuelles et non collectives
  • Il ne sait pas (correctement) utiliser les outils à sa disposition

Quelles conséquences sur son temps et sa vie ?

  • Son temps est souvent interrompu, les travaux de réflexion avancent lentement
  • Il doit s’y reprendre à plusieurs fois pour finaliser un travail de réflexion
  • Il se sent parfois agressé et victime des autres ou des outils
  • Il peut devenir agressif, désagréable ou se mettre à l’écart des autres

 

  • Le sherpa

le sherpa

Ce qu’il fait, ce qu’il vit

  • Il ne refuse rien : les tâches de dernière minute, les demandes irréalistes…
  • D’autant plus si la demande vient d’un client ou de son supérieur
  • Il fait passer les besoins des autres avant les siens
  • Il ne négocie jamais ou rarement
  • Il ne demande jamais d’aide

Ses expressions favorites

  • Oui, c’est d’accord
  • Je n’ai pas le choix !
  • Quelles conséquences sur son temps et sa vie ?
  • Son temps s’affole !
  • Il est surchargé de travail, et cela ne fait qu’empirer
  • Si une telle situation dure, elle peut mener à l’insatisfaction chronique… et au surmenage !

Pourquoi il agit ainsi

  • Il cherche avant tout à faire plaisir et rendre service
  • Il manque parfois de confiance en lui et cherche la reconnaissance
  • Il peut avoir peur de déplaire
  • Il pense que le refus est signe d’incompétence et source de mécontentement

Quelles conséquences sur son temps et sa vie ?

  • Son temps s’affole !
  • Il est surchargé de travail, et cela ne fait qu’empirer
  • Si une telle situation dure, elle peut mener à l’insatisfaction chronique… et au surmenage !

 

  • Le sage

Ce qu’il fait, ce qu’il vit

la sage

  • Il analyse beaucoup et agit peu
  • Il hésite à prendre des décisions lorsque les risques ou les enjeux sont importants, ou lorsqu’il ne dispose pas de toutes les informations
  • Il peaufine les documents qu’il écrit : relecture fond et forme, mise en page
  • Son travail et sa vie lui paraissent compliqués

Ses expressions favorites

  • Peux-tu me donner plus de détails ?
  • Il y a plusieurs façons de faire, soit… soit… tout est possible.
  • J’en ai pour quelques minutes, c’est bientôt fini !

Pourquoi il agit ainsi

  • Il est perfectionniste
  • Il a peur de prendre des risques, de décider
  • Il veut faire de la « bonne » façon, suivre la procédure
  • Son métier consiste souvent à trouver un compromis, à organiser des projets afin d’éviter les risques

Quelles conséquences sur son temps et sa vie ?

  • Rien n’est simple, direct, rapide
  • Son patron hésite à lui confier des missions opérationnelles
  • Il rend parfois des projets en retard ou qui ne correspondent plus aux besoins (notamment si ces besoins évoluent vite)
  • Il passe parfois à côté d’opportunités, des « bons coups » à saisir
  • Il peut ressentir un manque de considération de la part des autres (supérieurs, collègues, clients…)

 

Les principes psychophysiologiques du temps

  • Principe des séquences homogènes

Plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps et moins le travail est efficace.

  • Principe de Parkinson

Plus nous disposons de temps pour réaliser une activité, plus nous occuperons la totalité du temps au-delà de ce qui était nécessaire.

  • Principe de Murphy

Nous sous-estimons souvent le temps nécessaire pour réaliser une action, ce qui entraîne des courses-poursuites après le temps.

  • Principe de Laborit

Nous nous arrangeons spontanément pour faire :

  • ce qui nous plaît, avant ce qui nous déplaît
  • ce qui est facile, avant ce qui est difficile
  • ce qui va vite, avant ce qui prend du temps
  • ce que nous savons faire, avant ce qui est nouveau
  • ce qui est urgent, avant ce qui est important
  • ce que d’autres nous imposent, avant ce que nous avons choisi.

 

  • Principe de Fraisse

Notre appréhension psychologique du temps dépend de l’intérêt que nous portons à la tâche à accomplir :

  • plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève
  • le temps d’une attente est toujours plus long.

 

  • Principe de Swoboda et Fliess

Chaque individu possède des rythmes biologiques propres : jours de pleine forme et jours difficiles, période de grande ou de basse activité sur le plan intellectuel, physique ou affectif.

  • Principe d’Illich et Adret

Au-delà d’un certain nombre d’heures de travail, la productivité du temps décroît et devient même négative. S’obstiner à travailler à partir de ce palier engendre fatigue et saturation. Connaître son seuil de travail journalier ou hebdomadaire au-delà duquel on devient improductif.

  • Principe de l’alternance

Un déséquilibre ou une uniformité dans les activités et rythmes provoque rapidement une baisse de productivité. L’efficacité et la créativité se maintiennent et se développent grâce à l’alternance et la diversité des activités.

 

 

Gérer votre fonction

Un grand nombre de tâches peut être déroutant cependant apprenez à rationaliser votre travail. Votre fonction comprend un certain nombre de tâche à remplir. Pour les remplir au mieux, il est nécessaire d’avoir le recul nécessaire pour les hiérarchiser et mieux définir vos objectifs.

Savoir formuler un objectif

Vous gagnerez du temps à savoir exactement où vous allez. Mieux définir ses objectifs, c’est donner une dimension plus concrète à vos tâches en conservant une vision générale pour éviter de vous perdre en route. Vous doperez ainsi votre stratégie d’optimisation de gestion de votre temps.

Clarifier vos objectifs pour anticiper sur votre gestion du temps. Vos objectifs doivent être énoncés en des termes compréhensibles par vos collaborateurs.

  • 1er critère : la date d’échéance est notée

Préférer énoncer la date plutôt que la durée ou renforcer en énonçant les deux.

Exemple : « à réaliser pour le 13 mars 2007 »,  mieux que « pour dans 3 semaines ».

  • 2ème critère : l’objectif est énonce en termes de résultat concret à atteindre

Indispensable pour évaluer et analyser l’atteinte ou la non-atteinte de l’objectif. Se munir de critères de mesure quantitatifs et aussi qualitatifs.

Exemple : « Rédiger un rapport de 30 pages sur l’évolution des attitudes au travail dans le secteur du bâtiment entre 1960 et 2006 ».

  • 3ème critère : un verbe d’action préside

Le choix du vocabulaire est important pour mobiliser les acteurs.

Exemple : « augmenter, faire, transmettre ».

  • 4ème critère : il y a personnalisation

Indiquer dans la formulation qui est responsable et donc qui devra rendre des comptes.

  • 5ème critère : les contraintes sont dites

L’énoncé des contraintes contribue à dimensionner l’objectif.

Exemple : « à réaliser avec un budget temps maximum de 10 jours ».

La clarification des objectifs est primordiale : définir les buts, fixer les priorités, faire l’inventaire des moyens, établir un plan d’action, fixer des consignes.

Il est important de garder à l’esprit que l’objectif est non négociable, les moyens sont négociables (ex : le délai, etc.).

 

 

Gestion des priorités

Qu’est-ce qu’une priorité ? Comment distinguer l’urgent de l’important ? Que peut-on faire quand on a trop de priorités ? Apprenez à hiérarchiser vos tâches pour organiser votre temps au mieux.

Urgent

  • Intervient dans une chaîne d’activité
  • Sécurité
  • Intègre la notion de temps avec une échéance qui se raccourcit
  • A faire à une échéance très rapprochée

Important

  • Fait partie de la fonction politique de l’entreprise
  • Est liée à ma fonction
  • Est une réponse aux questions
  • Que se passe-t-il si ce n’est pas fait ?
  • Que se passe-t-il si je le fais ?
  • En relation avec ses activités et celle de son chef, tout engagement pris auprès d’un interlocuteur avec date à respecter

Priorité

  • Passe avant les autres tâches
  • Suppose un choix
  • Est déterminée par l’association urgence / importance

 

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Que faire en cas d’urgence ?

  • Faire le tour de l’ensemble dans les grandes lignes pour récupérer un maximum d’indices
  • du sujet
  • de la question
  • de l’activité

Ces indices sont nécessaires pour sélectionner (prendre ou laisser ou reporter) et ordonner. « Avant de dépenser beaucoup d’énergie, il faut savoir où la placer ».

  • Aller chercher des informations supplémentaires
  • dans les dossiers
  • auprès des chefs
  • auprès des collègues.

            C’est en discutant qu’on peut mieux comprendre et mieux décider entre l’urgent et l’important. « Il n’y a que les questions posées qui obtiennent des réponses ».

  • Disposer d’outils et de méthodes particuliers
  • spécialement conçus pour servir en cas d’urgence
  • connus de votre entourage.

            « Une trousse d’urgence ne s’improvise pas au dernier moment ». 

 

Savoir gérer les imprévus

On peut très difficilement deviner quels seront les imprévus auxquels on aura à faire face dans son activité. En revanche, on peut être certain qu’il y en aura et le mieux à faire pour y faire face efficacement est de prévoir au moins du temps pour s’en occuper quand ils se présenteront.

  • En organisation du travail, l’expérience a prouvé qu’il est efficace de répartir son temps de la manière suivante :
  • 70 % pour les activités prévues = 5 h 30
  • 30 % pour les imprévus = 2 h 30

 

  • Comme cet ordre de grandeur peut varier d’un métier à un autre, il peut être utile, avant de l’établir, de prendre la photographie de son temps réel.

Il faut procéder ainsi pendant 1 semaine à 15 jours :

  • inscrire le type d’activité
  • à quelle heure il commence
  • à quelle heure il se termine
  • avec qui il a eu lieu
  • en fin de journée, faire le compte du temps passé en imprévus et du temps passé en prévus.

 

  • Il est alors possible de savoir plus concrètement combien de temps garder exactement au jour le jour pour faire face à l’imprévu.
  • Il est aussi possible de discuter avec les personnes concernées pour essayer de se mettre, ensemble à prévoir plus efficacement, plutôt que de continuer à être victime des imprévus.

 

10 conseils pour ranger et classer

  • Je note sur les documents la date de leur élimination possible :

Afin de favoriser le tri par moi-même ou ma collaboratrice.

  • J’élimine de mon bureau ce qui ne concerne pas la tache :

Toute pile de documents est une invitation à la dispersion.

  • J’intègre des séances de rangement dans mon agenda :

C’est une tâche qui peut à terme devenir importante.

  • Je n’accumule pas mais je trie :

Je jette chaque fois que je consulte un dossier.

  • Je ne laisse pas les corbeilles pleines :

L’utilisation des corbeilles n’est profitable qui si elles ne servent pas à « accumuler »

  • Je refuse les classements sauvages :

Chemises « fourre-tout », tiroirs « papivores ».

  • Je tiens compte de la loi de Douglas :

Les dossiers et les documents occupent tout l’espace qui leur est consacré pour le rangement. (Si j’ai une armoire, elle est pleine, si j’en ai trois elles le sont aussi).

  • Je ne manipule pas un document plus de trois fois :

Ensuite : Ou je l’annote pour transmission.

  Ou je le classe.

  Ou je le jette.

  • Je tiens compte de la loi de Pareto :

80 % de l’important vient de 20% des documents.

80% de ses résultats viennent de 20% de mes activités.

  • Je me dote d’une organisation personnelle et formalisée :

Classeurs, fiches, dossiers, bibliothèque. Toute personne étrangère à mon classement doit pouvoir retrouver « logiquement » l’information.

 

10 conseils fondamentaux pour développer un esprit de gestion du temps

  • Je pense en permanence valeur ajoutée

Ne pouvant  absorber sans stress toutes les tâches je pilote mon activité en gardant à l’esprit le facteur « valeur ajoutée » mais je n’élimine pas le plaisir,  perte de temps choisie et non subie.

  • Je suis perfectionniste sur l’important mais pas sur le non-important

Le perfectionnisme dont on se demande souvent si c’est une qualité ou un défaut  est une bonne base de professionnalisme s’il porte sans hantise, sur l’important.  Je traite en conséquence le non important avec plus de fantaisie. C’est  cette aptitude d’être à la fois l’un et l’autre qui me permet de savoir  si mon esprit perfectionniste est un handicap réel.

  • Je travaille à chaud

C’est une discipline payante que de traiter une tâche lorsque mon esprit est alerte sur la question : compte rendu d’entretien ou de réunion, immédiatement après la rencontre ; exploitation des idées après lecture d’un dossier. . J’évite de temporiser  pour ne pas perdre la structuration inconsciente des réflexions  à chaud.

  • Je suis financier de mon temps plus que comptable de mon temps

L’essentiel est pour moi d’avoir des stratégies plus que des obsessions de minutes et d’heures qui passent. Je sais où placer mon temps pour qu’il me rapporte en efficacité, sens de l’action et plaisir de la vie. Et je ne perds jamais de vue mes grandes priorités. Je sais perdre du temps aujourd’hui pour en gagner demain.

  • Je ne gagne pas du temps contre les autres

Je respecte  une éthique relationnelle et sociale. Il n’y a pas pire ennemi pour l’efficacité collective et le confort psychologique que la mésentente et les conflits interpersonnels.

  • Je concilie rigueur et souplesse

Deux notions difficiles à accorder pourtant indispensables en gestion du temps : rigueur dans le respect des principes (priorisation, durées…) et souplesse pour s’adapter au terrain.  Et non le contraire : flou mental sur les principes et rigidité comportementale face aux événements et aux autres.

  • Je mise sur mes points forts pour compenser mes points faibles

Je ne me fais pas violence inconsidérément  pour changer. Ce serait se battre contre moi-même alors que j’ai tellement besoin de ma propre estime pour progresser. Mes défauts seront plus difficiles à corriger que mes talents, lesquels ne demandent qu’à  s’épanouir.

  • Je reste prudent sur le temps partage

Le mythe du travail en équipe est préjudiciable à la gestion du temps. Car si l’esprit d’équipe est une valeur qu’il faut défendre sans faiblir : solidarité, entraide, respect de l’autre, convivialité, le travail en équipe, lui, ne devrait exister qu’autant qu’il s’impose techniquement pour faire avancer un problème. Je prends garde de ne pas organiser mon temps autour  du temps partagé. 

  • Je favorise le travail ininterrompu

Le problème pour les tâches ardues n’est pas le volume de temps passé mais  la quantité de temps ininterrompue. Je me protège en conséquence des interruptions tout en préservant l’esprit d’équipe.

  • J’évite de refaire deux fois la même chose

L’analyse  en double pensée (je fais et m’observe en train d’agir) me permet d’imaginer pour les tâches répétitives et chronophages les simplifications ou réorganisations qui m’éviteraient des gaspillages de temps. Et  je saisis toutes les opportunités qui se présentent pour gagner du temps plus tard.

 

8 conseils pour construire son emploi du temps

Vous seul pouvez construire votre emploi du temps afin de tirer le maximum de profit de vos journées.

Voici, pour vous aider, quelques suggestions pour cette recherche de rentabilité.

  • Prendre des décisions

Celui qui hésite continuellement est sûr par contre de perdre son temps. Plutôt que de reporter ou « oublier » les affaires qui vous ennuient, prenez, dès aujourd’hui, l’habitude de « réaliser ». De toute façon, demain est un autre jour qui verra surgir d’autres problèmes.

  • Tout noter par écrit

Prendre l’habitude de noter tout de suite par écrit les idées, les faits, les informations qui concernent votre vie professionnelle est le meilleur moyen de ne rien oublier. Vous éviterez ainsi de prendre du temps à essayer de reconstituer ce qui a pu se dire au cours d’une conversation ou d’une réunion qui a eu lieu une semaine auparavant.

Un simple cahier qui vous accompagne partout et sur lequel vous daterez et noterez tout, est bien suffisant et vous rendra les meilleurs services. Il deviendra votre mémoire.

  • Préparer sa journée du lendemain

Chaque soir, avant de quitter votre bureau, réfléchissez à l’organisation de votre prochaine journée.

  • Planifier et contrôler son emploi du temps quotidien

La meilleure méthode sera sans aucun doute la vôtre car elle sera adaptée à vos besoins.

Pratiquement, il est conseillé d’utiliser un agenda où vous porterez vos rendez-vous, vos réunions, avec leur durée approximative.

Il vous restera à organiser vos journées entre ces contraintes fixes sans oublier de laisser un peu de temps pour « l’imprévu » qui est souvent loin d’être négligeable.

Dès que vous disposez de tous les moyens nécessaires, attaquez les affaires importantes ou difficiles en début de journée.

Réservez les travaux de routine pour les fins de journée.

Et, surtout, faites des plans réalistes que vous serez sûr(e) de tenir. La pratique de prévision de l’emploi du temps est souvent abandonnée, simplement parce que nous ne savons pas nous limiter et faire des plans réalistes.

  • Avoir de l’ordre

Evitez d’avoir un bureau noyé sous les rapports, les revues et divers objets. Votre efficacité ne dépend pas de la qualité des documents stockés sur votre bureau ou dans vos tiroirs mais de ce qui vous est strictement utile.

  • Savoir utiliser le téléphone a bon escient

Limitez la durée des communications.

Préparez vos appels.

Sachez rappeler si vous ne disposez pas de suffisamment d’éléments pour discuter.

Il est important de savoir maîtriser cet outil dans la mesure où les appels téléphoniques sont nombreux et vous prennent de nombreuses minutes.

  • Prendre de la hauteur par rapport à son travail

Cherchez à faire preuve de créativité et à prendre des initiatives.

  • Savoir dire non

Ayez le respect du temps et enseignez ce respect aux autres.

 

Remanier votre façon de travailler

Concrètement à présent, mettez en place votre stratégie pour gérer votre temps le mieux possible, en utilisant votre temps de manière optimale.

20 réflexes chronordonnés

Un réflexe chronordonné est un slogan pour sa mémoire. Il permet d’augmenter son efficacité pratique et sa vigilance instantanée.

Exemple : Quand je commence une tâche, je la termine

  • Je commence, je termine
  • Je donne une heure, je suis à l’heure
  • Je dis, je fais
  • Je demande, je date
  • J’écoute, je prends note
  • Je pense, j’écris
  • Je sors, je range
  • Je classe, je jette
  • Je m’absente, je préviens
  • Je reviens, je préviens
  • Je touche, je décide
  • Je téléphone, j’abrège
  • Je regroupe, je traite
  • Je m’engage, je tiens
  • Je fais, je fais savoir
  • Je commence, je termine
  • Je patine, j’arrête
  • J’emprunte, je laisse une trace
  • Je pars, je fais place nette
  • Je doute, j’interroge
  • Je fais faire, je vérifie.

 

Les étapes de la préparation

  • Lister

Prenez suffisamment de recul pour lister vos tâches, afin d’avoir une vision complète de votre charge de travail. Cela vous permettra également d’alléger le poids qu’exercent vos tâches latentes sur votre mémoire. Gardez votre liste visible.

  • Prioriser

Apprenez à catégoriser vos tâches selon qu’elles soient des priorités ou des urgences, et hiérarchisez-les dans votre ordre de traitement selon la méthode qui précède.

  • Organiser

Définissez la démarche à suivre pour « remplir » le bocal de votre temps de la manière la plus rationnelle et efficiente.

  • Compter à rebours

Planifier votre gestion du temps en vous appréciant les échéances. Le compte à rebours vous permet de garder le cap sur votre gestion du temps.

  • Prévoir les parades

Anticipez les difficultés, les petites nécessités de dernières minutes, les imprévus dans votre stratégie d’optimisation de votre temps. Prévoyez des solutions roues de secours pour éviter d’être pris paralysé par des événements qui vous dépassent.

 

Gérer son agenda

L’agenda objet de  toutes vos  attentions est un guide sûr pour votre temps partagé et doit rester le support prioritaire de votre gestion du temps. Son planning annuel vous aidera à visualiser  le  panorama de vos prochains mois. Qu’il soit de poche ou de grand format, ne vous en passez pas car il incite utilement  à se projeter dans l’avenir.

  • Je gère mon temps avec un seul moyen centralise : agenda, organiseur électronique, logiciel informatique.

J’évite ainsi la dispersion des informations comme la confusion de mes objectifs. Je n’ai  pas de double agenda : agenda personnel et agenda professionnel (je ne distingue pas ma vie privée de ma vie professionnelle) ou encore en double  avec celui de l’assistante. De la même manière, je n’ai qu’un seul répertoire téléphonique.

  • Je garde l’agenda en permanence avec moi.

L’étymologie du  mot « agenda » vient du latin « agere » qui signifie agir. Je le consulte régulièrement et l’ai toujours à portée de main pour garder à l’esprit mon temps partagé (rendez-vous, réunions, entretiens). J’ai le réflexe de le ranger toujours au même endroit.

  • Je ne noie pas les rendez-vous dans une masse d’annotations.

Je considère tout rendez-vous comme un engagement incontournable et c’est pour faire ressortir clairement ces créneaux que mon agenda ne porte que les rendez-vous !

  • J’écris l’heure de la rencontre ainsi que les coordonnées.

J’entoure l’heure du rendez-vous et réécris cette heure pour éviter toute erreur de lecture. Je note dans le rectangle : le nom de l’interlocuteur, celui de l’entreprise, l’adresse et le numéro de téléphone pour palier tout oubli de dossier.

  • J’écris au crayon à papier.

Mon emploi du temps n’est pas inamovible, il est au contraire flexible et sera modifié souvent. C’est pourquoi je préfère gommer que barrer.

  • Je fais apparaître des marges confortables entre plusieurs créneaux.

Pour prévenir les dérapages et les imprévus, j’intègre toujours un temps de latence entre deux occupations.

  • Je sauvegarde les informations en cas de perte.

Photocopie des pages importantes ou sauvegarde électronique pour les organiseurs peuvent se révéler salutaires !

 

Opter pour la méthode QCD

  • Principe de la gestion en QCD :

Compenser l’augmentation de la pression exercée sur un des pistons par une baisse de la pression sur les deux autres !

QCD

Cela vous permet de gérer vos tâches plus sereinement en acceptant certaines concessions comme nécessaires à réalisation de vos objectifs. Vous gagnerez ainsi du temps, au lieu d‘en perdre à vous acharner, et à stresser.

  • Pour améliorer votre gestion du temps apprenez à :
  • accepter la pression car elle fait partie de la vie en entreprise
  • ne pas accepter les contraintes sans négocier
  • renégocier un délai plus long… mais acceptable
  • négocier une qualité moindre… mais adaptée
  • négocier un coût plus élevé… mais raisonnable

 

10 conseils pour gérer votre téléphone

  • Je vais droit au but

Dès le début de l’entretien, je précise courtoisement la raison de l’appel. Attention au « comment ça va ? ». Si ça ne va pas, je risque d’en avoir pour longtemps ! Je dis plutôt « Je  souhaiterais rapidement vous demander », « sans vouloir vous prendre trop de temps », « pourriez-vous m’indiquez », « je vous contacte pour » …

  • J’apprécie le temps qui passe

Si mon poste téléphonique n’a pas de compteur, un œil sur ma pendule de bureau me permet de prendre conscience que le temps passe vite et mon emploi du temps dérape encore plus vite.

  • Je fais filtrer mes appels

L’assistante ou les collègues peuvent filtrer efficacement si je les informe des personnes indésirables. Mais je n’abuse pas des faux prétextes éternels : « Il est en réunion » ou en « R.V. ». de toute façon, tôt ou tard je serai dérangé à nouveau. Il vaut mieux donner une réponse claire et nette à mon interlocuteur.

  • Je téléphone debout quand je suis presse(e)

Je serai ainsi plus bref. Etre assis confortablement invite à l’écoute mais aussi à la disposition.

  • Je note

J’ai de quoi écrire, cela facilite ma mémorisation.

  • Je regroupe mes appels, j’organise des « plages téléphone »

Les N° occupés, les absences et les rappels sont des interruptions fréquentes dont la gêne diminue quand je regroupe mes appels.

  • J’utilise les possibilités de mon poste téléphonique

Je connais les nombreuses manipulations qui peuvent me faire gagner du temps : renvois, mémorisation de N°, transfert, conférence à plusieurs, haut-parleur, etc. Penser au répondeur qui laisse l’initiative de rappeler.

  • Quand je suis en réunion, je le dis tout de suite

La conversation une fois engagée est difficile à interrompre sans manquer de courtoisie. Dans tous les cas, le contact est inefficace parce que je suis impatient et mon correspondant devra rappeler de toute façon.

  • Je respecte le temps des autres

Je m’assure que mon interlocuteur est bien disponible, s’il ne l’est pas, je conviens d’un R.V. téléphonique.

  • Je confirme par écrit

Tout propos important, toute décision téléphonique doivent être suivis d’un courrier de confirmation.

 

10 conseils pour mes déplacements

  • Je m’organise avant de partir :

Plan et choix de transport.

  • Je prévois des durées de déplacement plus larges :

Ainsi j’évite le stress, je note les durées des trajets répétitifs dans une rubrique de mon agenda.

  • Je décale mes horaires de travail pour éviter les embouteillages:

Dans les grandes villes, la différence en temps de travail peut aller du simple au double.

  • Je m’occupe pendant les temps de transports :

Lecture, apprentissage d’une langue.

  • Je liste les choses à ne pas oublier :

Check list, matériel professionnel, liste de valise.

  • Je ne me déplace que si les autres moyens sont moins efficaces :

Courrier, téléphone, télex, messager.

  • Je téléphone pour avertir des contre temps :

Par téléphone et à temps pour permettre au correspondant de réorganiser son emploi du temps.

  • J’ai mon domicile proche de mon lieu de travail :

L’économie d’une 1/2 h de temps de transport, le matin et une 1/2 h le soir représente l’équivalent de 30 jours de travail/an, (235 jours, soit 235 h/an) c’est-à-dire 6 semaines chaque année.

  • Je privilégie les transports en commun ou les taxis :

La crainte de ne pouvoir garer mon véhicule m’oblige à partir beaucoup plus tôt sans être sûr d’être à l’heure au rendez-vous.

  • J’informe mon assistant(e) de mes absences :

Une urgence peut l’obliger à me contacter le plus rapidement possible.

 

10 conseils pour l’informatique

  • J’exploite l’informatique d’abord comme « outil de production »

La tentation est grande d’en faire un outil de présentation/publication. Je n’oublie pas que l’informatique fait gagner du temps lorsqu’elle « traite » l’information (tris, calculs) mais peut en faire perdre beaucoup dans tous les autres cas.

  • Je me sers des sauvegardes automatiques
  • Je paramètre mon outil informatique avant de l’utiliser

Je passe un peu de temps pour personnaliser les fonctionnalités disponibles au profit de mes besoins professionnels. Les changements incessants pénalisent une mémorisation rapidement opérationnelle.

  • J’utilise les raccourcis claviers et les insertions automatiques

Souvent plus rapides que l’utilisation de la souris, les raccourcis claviers peuvent être personnalisés (outils/personnaliser). Les insertions automatiques pour toutes les phrases récurrentes : formules de politesse ou coordonnées font  apparaître dès les premiers mots saisis une bulle proposant l’insertion.

  • Je donne à mes documents des titres significatifs

Le gain de temps dans l’enregistrement trop rapide des documents se paye fort cher lorsqu’il s’agit de les retrouver. J’informe le résumé si nécessaire.

  • Je sauvegarde avec un indice incrémente de 1 les documents importants

A  chaque fermeture du document, j’enregistre le nom + indice. Ex « juridique 1 » puis « juridique 2 »,  « juridique 3 » Et j’actionne la sauvegarde automatique des versions. La perte de temps pour récupérer des données informatiques après bug ou mauvaise manipulation n’est pas négligeable. La capacité des mémoires actuelles autorise de multiples sauvegardes.

  • Je maîtrise les fonctions de l’explorateur et de l’archiveur

Indispensable pour faire du ménage ou naviguer dans les répertoires.

  • Je crée autant des dossiers et sous dossiers que nécessaires

Pour faciliter  une recherche intuitive à partir d’un chemin d’accès qu’on peut aisément déduire.

  • Je développe mes connaissances de base pour devenir plus autonome

La convivialité des logiciels masque les nécessaires compétences à avoir  pour ne pas « perdre de temps » avec l’informatique. Je maîtrise les notions essentielles pour être apte à me « dépanner » tout seul et imprime les pages de l’aide. Je fais une fiche mémoire informatique des difficultés rencontrées avec leurs solutions. Je tiens compte du rendement de mon apprentissage : temps perdu / temps gagné.

  • Je me perfectionne à la dactylographie

Dans l’attente prochaine de pouvoir dicter oralement à mon ordinateur un texte, l’usage du clavier n’est pas révolu ! Je prends l’habitude de frapper avec dix doigts afin de multiplier par deux ma vitesse de frappe et user moins d’attention.  

 

Gérer votre rapport à autrui

 

Vous êtes amenés à travailler avec autrui. Votre relation avec vos collaborateurs peut vous empêcher de mener à bien votre travail si vous ne posez pas un cadre à ses interactions. Modifier votre comportement peut vous aider gagner du temps.

 

Marche à suivre pour une communication constructive

  • Bien écouter
  • Ne pas réagir trop vivement

(Attention aux réponses « du tac au tac »)

  • Faire préciser

(Quoi – quand  – combien)

  • Discuter en argumentant si nécessaire
  • Se mettre finalement d’accord

 

L’assertivité

Assertivité : S’affirmer tout en respectant les idées d’autrui

S’exprimer directement, sans détour, en s’appuyant sur les faits, sans jugement et avec considération.

  • A quoi ça sert ?
  • Rendre la communication efficace
  • Comprendre l’autre, son point de vue et sa demande
  • Pouvoir négocier efficacement et sans conflits
  • Pouvoir dire non !

 

  • Optez-donc pour un comportement assertif avec :
  • un vocabulaire adapté : neutre, objectif, beaucoup de questions
  • la présentation de la situation: factuelle, empathique. Fait part ses contraintes, de ses sentiments.
  • les leviers utilisés: l’écoute  avec reformulation, questionnement, et synthèse. La négociation, et la confiance

 

  • Les avantages sont :

Pour soi :

  • Comprendre l’objectif
  • Possibilité de négocier…et de dire non
  • Limiter les conflits

Pour l’interlocuteur :

  • Sentiment d’écoute et d’empathie
  • Sentiment de professionnalisme

 

  • Les inconvénients:
  • Prend du temps
  • Nécessite une bonne volonté mutuelle

 

Marche à suivre pour savoir dire non

Aujourd’hui, on s’interroge sur le coût du temps passé avec les autres en face à face ou en groupe. Il y a des décisions à prendre en ce domaine pour atténuer les « voleurs de temps« .

  • On peut s’interroger aussi sur son effet de présence, sa disponibilité : quel est l’optimum de la relation ?
  • Il reste constructif de dire « NON » quand on peut dire « au nom de quoi ».
  • Pour dire « NON », il est indispensable de présenter un argumentaire et savoir expliquer ses priorités.
  • Il existe une procédure d’affirmation de soi qui permet dans un contexte constructif d’oser
  • s’affirmer sans agresser et sans se soumettre.

 Savoir dire non, c’est :

  • Énoncer l’impossibilité, le refus en termes d’actions. « désolé, je ne vais pas pouvoir… »
  • Donner les raisons. « Il se trouve que… »
  • Exprimer son sentiment sur le refus. « je comprend que vous soyez déçue… »
  • Dire ce qui va se passer ou ce qu’on propose en échange.  » Je vous propose que… »
  • Énoncer les profits mutuels que l’on escompte dans ce choix.  » je suis satisfait que nous ayons trouvé cet arrangement car pour ma part..et pour vous…merci de votre compréhension »

 

 

Gérer son patron

Votre patron, ou vos supérieurs hiérarchiques d’une manière générale, peut ne pas réaliser le poids de votre charge de travail, et au final défavoriser votre gestion efficiente du temps qui vous est imparti. Apprenez à gérer ce paramètre conséquent de votre gestion de votre emploi du temps en suivant ces conseils.

  • Demandez-lui de fixer la priorité des instructions qu’il vous donne

Lorsqu’il me confie plusieurs missions, j’obtiens de lui un ordre de réalisation.

  • Expliquez-lui clairement vos impératifs de gestion de temps

Sa tendance est de croire comme beaucoup de patrons que je lui suis tout disponible !

  • Ecrivez plutôt que de parler

Je communique par notes écrites et fiches. Le fait d’écrire impose de savoir ce que l’on veut dire et la note écrite appelle une réponse ! Alors ? …

  • Notez les décisions que vous prenez ensemble :

Eventuellement je confirme par une note écrite ; une erreur d’interprétation sur un choix de matériel, sur une option, ou un délai peut être corrigée avant qu’il ne soit trop tard.

  • Apprenez à DIRE « NON » :

Je suis jugé sur mes résultats, pas sur mes attitudes. Si je ne peux pas faire ce qu’il me demande, je le dis au plus vite. Quand je ne « sens » pas bien une mission, je demande un laps de temps pour réfléchir.

  • Fixer lui des rendez-vous pour des entretiens :

En bon gestionnaire de son temps, il saura au moment convenu se rendre disponible. En fin d’entretien nous fixons le rendez-vous suivant. Entre-temps, je le laisse tranquille le plus possible.

  • Informez-le à l’ avance de vos absences

Congés, séminaires, déplacements, et je le fais par écrit. Je le rappelle quelques jours avant.

 

10 conseils pour gérer les interruptions

  • J’évite de trop me déplacer

Je suis autant victime de moi même que des autres. Chacun de mes déplacements dans les locaux est l’occasion pour d’autres de m’interrompre. Je réduis mes propres sources d’interruptions : manque chronique de fourniture, non regroupement de tâches identiques m’imposant des allers-retours inutiles lesquels me déconcentrent  et me rendent inconsciemment perméable au dérangement.

  • Je décale mes horaires

C’est une bonne solution expérimentée par beaucoup. En arrivant plus tôt ou en partant plus tard, je bénéficie de créneaux moins fréquentés.

  • Je négocie mon temps

Dès le début de l’interruption je propose de remettre à plus tard la discussion en convenant d’un moment dans la journée. Le mieux est de téléphoner ou de laisser appeler, la discussion ayant moins tendance à s’enliser au bout du fil.

  • Je ne me bats pas contre les rites

Les études psychosociologiques montrent qu’un groupe humain a besoin de rites : échanger des propos « ordinaires » tels que le « temps qu’il fait » crée un lien  neutre donc rassurant. Je ne cherche pas à gagner du temps sur ces signes de reconnaissance car je risque de perdre beaucoup en qualité relationnelle. Vaut mieux ne pas entamer la conversation que de la maltraiter.

  • Je travaille dans un autre lieu

C’est un  conseil que l’on retrouve souvent. Etre absent, sans exagération, est la radicale solution aux interruptions.

Lorsque c’est possible je « déménage » et m’installe dans un autre bureau ou même au domicile. Le télétravail c’est une option pour demain selon les convenances de chacun.

  • Je privilégie l’écrit plutôt que l’oral

Un écrit est plus précis. Je ne donne pas ou prends pas d’informations importantes entre deux portes.

  • Je marche occasionnellement vite

On est moins tenté d’interrompre une personne qui marche rapidement ! Tout en restant chaleureux et souriant j’évite de me laisser « happer » par toutes les sollicitations.

  • Je privilégie la messagerie et les e-mails

C’est bien connu mon nombre d’e-mails est inflationniste, mais je peux au moins les traiter tous à la fois.

  • Je demande systématiquement si je ne dérange pas

Il est difficile de contenir les interruptions des autres si on pratique comme eux.

  • J’établis mon journal d’interruptions

Pour trouver des solutions aux interruptions récurrentes, je liste durant quelques heures les types d’interruptions avec leur durée. J’analyse ensuite celles qui pourraient être éradiquées par une solution technique : anticiper, par exemple, la distribution d’informations avant qu’on vienne me les réclamer à plusieurs reprises.