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Formation gestion du temps : comment gérer ses priorités ?

Se lever le matin en ayant l’impression d’être déjà en retard, se sentir débordé en pensant aux tâches que l’on a à faire, ressentir de l’appréhension de reprendre le travail… Ce sont autant de situations familières pour beaucoup d’entre nous.

 

formation gestion du temps

Une quantité de travail importante combinée à des délais restreints génère stress et anxiété chez les salariés. Prendre ses tâches au sérieux est certes crucial pour accomplir sa fonction, mais est-ce vraiment nécessaire de subir cet état d’anxiété pour être à la hauteur de son travail ? Apprendre à gérer son temps vous permettra de mieux gérer vos journées afin qu’elles vous paraissent plus fluides. Hiérarchiser ses tâches en fonction de ses priorités est nécessaire, mais encore faut-il savoir les reconnaitre.

 

Entre les urgences, le travail de dernière minute, les imprévus qui viennent se greffer à votre charge de travail, prioriser ses tâches devient essentiel pour pouvoir mener à bien votre fonction. Cela vous aidera à aborder vos journées de manière plus sereine et vous sentir davantage dans la maîtrise de votre temps. Voici les étapes à suivre pour apprendre à gérer ses priorités.

 

1) Qualifier les tâches prioritaires

 

Les tâches prioritaires ne sont pas forcément celles que l’on croit. Tout d’abord apprenez à définir la priorité de vos tâches pour pouvoir les classer en conséquence. Parmi les tâches qui se bousculent sur votre bureau et dans vos mails, il est à discerner trois types de tâches. Les tâches importantes, les tâches urgentes, et les taches prioritaires.

 

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Une tâche urgente intègre la notion de temps avec une échéance qui se raccourcit. Une tâche urgente est surtout pressante à cause du peu de temps qu’il reste pour pouvoir l’exécuter. Cela peut être une commande à effectuer avant une date butoir très proche par exemple. Cependant, le caractère urgent d’une tâche ne signifie pas forcément qu’il faut la réaliser avant toutes les autres. C’est l’importance de la tâche qui prime. Ne vous laissez pas dérouter par l’urgence.

 

Une tâche importante est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise et, est liée à votre fonction au sein de votre entreprise. Cette tâche fait partie de vos responsabilités, et vos collaborateurs vous tiennent responsable de son exécution. Pour prendre un exemple clair, il s’agit de tenir les comptes à jour pour un comptable. Il s’agit des tâches qui définissent votre fonction même dans l’entreprise et justifient la nécessité de votre poste. Ces tâches ont une importance inhérente. Cela implique tout engagement pris auprès d’un interlocuteur avec date à respecter.

 

Les tâches prioritaires, elles, sont à définir ainsi : ce sont celles qui priment sur les autres du fait de leur caractère à la fois urgent et important. Ces tâches sont donc nécessaires et de votre responsabilité, ET à réaliser à courte échéance.

 

Maintenant que les définitions sont clairement établies, reste à savoir quelle action entreprendre pour chaque type de tâches.

 

2) Etablir la matrice de gestion des priorités

 

4 cas de figures sont possibles en ce qui concerne le traitement d’une tâche. Cela dépend de son degré d’urgence et de son importance. De manière générale, il faut effectuer les tâches importantes en priorité, qu’elles soient urgentes ou non. Vous avez plus de marge pour les tâches non importantes.

 

Il y a les tâches urgentes mais qui ne sont pas importantes ; ces tâches, du fait de leur caractère urgent, peuvent ressembler à des priorités, mais ne vous laisser pas prendre. Puisque leur réalisation n’est pas cruciale pour votre entreprise, ces tâches doivent être traitées rapidement, si cela prend peu de temps. Si vous en avez la possibilité, les déléguer peut être une bonne option. Dans tous les cas, ne perdez pas trop de temps sur ces tâches.

 

Certaines tâches sont importantes, mais elles ne sont pas urgentes dans l’immédiat. Puisque vous ne pouvez pas faire l’impasse sur ces tâches-ci, et pour pouvoir les traiter de manière optimale, il peut être judicieux de vous fixer vous-même une butée dans le temps. Planifier ces tâches vous aidera à les garder à l’esprit et vous vous y préparez inconsciemment. Le but est d’éviter de se retrouver presser par le temps à l’avenir.

 

Les tâches prioritaires se trouvent au croisement de l’urgence et l’importance. Elles sont à traiter dans l’immédiat. Si vous avez plusieurs tâches prioritaires, évaluez leur degré d’urgence à chacune, et classez-les selon ce critère.

 

 

Pour les tâches qui ne sont ni importantes, ni urgentes, évacuez-les dans les temps creux. Ces tâches sont à considérer comme facultatives.

Cette matrice peut vous aider à classer vos tâches dans l’ordre de priorité.

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Ainsi vous pouvez classer vos tâches en fonction de leur état de priorité, pour mieux vous organiser, et éviter de crouler sous les tâches. Il peut être dans votre intérêt de vous accorder avec vos supérieurs pour définir quelles sont les tâches importantes, urgentes ou prioritaires. Vos perceptions peuvent légèrement différer. Garder la matrice de gestion des priorités sur votre bureau pour la garder en tête peut également vous aider à faire les meilleurs choix concernant l’organisation de votre temps.