Gestion du temps et des priorités : quel est votre profil ?

Nous avons tous un comportement « type » face au temps. Certes tout ceci est assez caricatural mais ici, forcer les traits permet de poser un « diagnostic » assez rapide et donc d’identifier les bons leviers de progrès, les bonnes recettes, les bons outils.
Certains sont toujours trop lents, d’autres précipités et bâcleurs, certains ne savent pas dire non…  Chaque profil présente de grands avantages mais aussi quelques points faibles importants. Heureusement, dans ce domaine, la correction, le progrès ne sont  pas si compliqués à obtenir.

Ainsi avec cette nomenclature, vous réussirez sans doute à vous positionner et à mettre en œuvre des solutions simples.

Le pompier

Vous avez tendance à attendre la dernière minute pour entamer une tâche. Vous travaillez dans l’urgence,  vous reportez tout, autant que possible. Vous aimez la règle du 20/80 et donc avez  tendance à ne pas finaliser les tâches . On vous reproche parfois d’être désordonné, sous tension…

Quelles conséquences sur votre  temps et votre vie ?
Le pompier allume autant de feux qu’il en éteint, perd beaucoup de temps à chercher des infos inutiles ou perdues dans ses dossiers, fait ce qui lui semble urgent, mais pas l’important, demande beaucoup à ses collaborateurs mais parfois des choses inutiles ou non prioritaires.

Pourquoi agissez-vous ainsi ?
Vous considérez l’action plus valorisante que la réflexion, vous aimez agir sous tension, confondez souvent urgent et important et avez un peu de mal  à voir à long terme

Comment faire mieux ?

• Planifier son travail évite d’avoir à éteindre des feux
• Attention aux feux qui couvent et que vous enterrez !
• Avant d’éteindre le feu, essayez de comprendre pourquoi il a démarré.
• Prenez le temps de faire le tour du bâtiment pour voir si il n’y a pas de feu plus important à éteindre !
• Formez les autres à éteindre les feux et déléguez…

L’athlète
Vous avez tendance à  entasser les tâches à faire, et les traiter les unes après les autres. Vous faites parfois des listes, mais vous n’y attribuez que  rarement un délai. Et quand vous  attribuez un délai, il est  trop court ! Vous courrez après le temps et êtes souvent en retard !

Quelles conséquences sur votre temps et votre vie ?
Vous faites beaucoup d’heures, vous rapportez du travail chez vous. Vous sentez souvent que le contrôle vous échappe. Vous êtes surchargé, fatigué.

Pourquoi agissez-vous  ainsi ?
Vous avez du mal à évaluer et percevoir le temps : délai, échéances, temps qui passe, entretemps… Vous évaluez difficilement une charge de travail quotidienne, mensuelle et la difficulté des tâches. Vous ne voulez pas demander de l’aide . Pour vous le travail peut être un facteur important de reconnaissance.

Comment faire mieux ?

• Sachez que faire les choses correctement demande du temps
• Renseignez-vous sur les délais réalistes à l’accomplissement d’une tâche
• Essayez vous-même ce délai, et adaptez le à votre fonctionnement
• On ne peut pas tricher avec le chronomètre !
• Analysez vos échecs et vos retards pour rebondir dessus

Le copain
Votre bureau est le lieu de rendez-vous pour les potins. Vous répondez rapidement à vos mails, et vous les lisez au fur et à mesure. Vous avez du mal à vous concentrer, et travaillez sans trop de problème dans un environnement bruyant.

Quelles conséquences sur votre  temps et votre vie ?
Votre  temps est souvent interrompu, les travaux de réflexion avancent lentement. Vous devez vous y reprendre à plusieurs fois pour finaliser un travail de fond et travaillez souvent à la dernière minute. Vous vous sentez parfois agressé et victime des autres ou des outils. Vous pouvez parfois devenir agressif, désagréable ou vous mettre à l’écart des autres.

Pourquoi agissez-vous ainsi ?
Votre  métier demande une grande réactivité, vous aimez le contact avec les autres, les interactions, le travail de groupe. Pour vous les règles de fonctionnement sont individuelles et non collectives. Vous ne savez pas toujours bien utiliser les outils à votre disposition.

Comment faire mieux ?

• Fixez des règles de fonctionnement collectives avec vos copains
• Préservez votre intimité, votre espace de vie et respectez celui des autres
• Si vous y arrivez, vous serez au final plus disponible car concentré sur les moments de partage
• Apprenez à utiliser les outils pour vous concentrez / vous isoler momentanément…

Le sherpa
Vous ne refusez rien : les tâches de dernière minute, les demandes irréalistes…d’autant plus si la demande vient d’un client ou de votre supérieur. Vous  faites passer les besoins des autres avant les vôtres et ne négociez jamais ou rarement. Vous n’aimez pas demander d’aide.

Quelles conséquences sur votre  temps et votre vie ?
Votre  temps s’affole ! Vous êtes surchargé de travail, et cela ne fait qu’empirer. Si une telle situation dure, elle peut mener à l’insatisfaction chronique, au cynisme… et au surmenage !

Pourquoi agir ainsi ?
Vous  cherchez avant tout à faire plaisir et rendre service. Parfois vous manquez  de confiance en vous et cherchez la reconnaissance. Vous pouvez avoir peur de déplaire.  Vous pensez que le refus est signe d’incompétence et source de mécontentement.

Comment faire mieux ?

• Vous avez le droit d’avoir des projets personnels
• Négociez le temps dont vous disposez, car il vous appartient
• Il est impossible de satisfaire tout le monde
• On ne peut aider les autres qu’avec les moyens dont on dispose
• Mal faire ne fait plaisir ni à soi, ni à celui qui a demandé

Le sage
Vous analysez beaucoup et agissez peu.  Vous hésitez à prendre des décisions lorsque les risques ou les enjeux sont importants, ou lorsque vous ne disposez pas de toutes les informations. Vous peaufinez les documents que vous écrivez : relecture fond et forme, mise en page.

Quelles conséquences sur votre vie et votre travail ?
Rien n’est simple, direct, rapide. Vous rendez  parfois des projets très en retard ou qui ne correspondent pas / plus aux besoins (notamment si ces besoins évoluent vite). Vous passez parfois à côté d’opportunités, des « bons coups » à saisir. Vous ressentez (souvent à raison) un manque de considération de la part des autres (supérieurs, collègues, clients…). Votre  patron peut hésiter à vous  confier des missions opérationnelles.

Pourquoi  agir ainsi ?
Vous êtes perfectionniste. Vous n’aimez pas prendre de risques, décider. Vous souhaitez  faire de la « bonne » façon, suivre la procédure. Vous pensez que votre métier consiste souvent à trouver un compromis, à organiser des projets afin d’éviter les risques.

Comment faire mieux ?

• Votre responsabilité est de prendre des décisions
• Renoncer peut aider à choisir
• Il est impossible de ne pas décider
• Vous avez le droit de vous tromper
• Mieux vaut agir un peu que ne rien faire du tout
• La loi de Pareto : 80 / 20