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Onboarding

Culture d’entreprise, sentiment d’appartenance, confiance, engagement, intégration à tous les niveaux (l’équipe, le bureau, les équipes projets…), networking, implication du management… les enjeux d’un onboarding réussi sont nombreux. Bien souvent uniquement axé sur la partie technique ou digitale, une intégration efficace repose sur une combinaison d’actions (formation, coaching, séminaire, sensibilisation des managers…) propre à chaque organisation.

 

Avec un savoir-faire de plus de 17 ans, Meltis vous accompagne dans la création et la mise en place d’un onboarding efficient.

 

 

 

 

 

Nos solutions « onboarding » :

  • Séminaire d’intégration
  • Formation sur-mesure
  • Networking interne
  • Workshop, hackathon
  • Team building

 

Les + Meltis :

  • 60 consultants, coachs et formateurs
  • Création, design, animation
  • Habillage graphique, branding
  • Digital touch
  • Intervenants exceptionnels
  • Équipe projet dédiée

 

 

Ils nous font confiance


Meltis ? 

 

Nous croyons

que l’Homme est paradoxalement le principal levier – et – le principal frein à la réussite de l’entreprise.

 

Nous voulons

vous permettre d’avancer avec vos équipes vers là ou vous l’avez décidé.

 

Nous souhaitons

créer des cercles vertueux : des entreprises épanouies qui rendent leurs équipes épanouies qui rendent les Hommes épanouis qui rendent les entreprises épanouies, etc…

 

 

Onboarding : l'état des lieux

Un sondage Brilliant Ink de mars 2015 mené auprès de 1000 employés fait ressortir que plus de 90 % d’entre eux estiment avoir été bien accueillis lors de leurs premiers jours dans l’entreprise mais plus de 40 % d’entre eux jugent que leur intégration était « désorganisée » et « floue ».  Or plus vite un nouveau arrivé sera intégré plus vite il sera performant et productif. 80% des entreprises qualifient l’accueil et l’intégration de nouveaux collaborateurs comme « perfectible » voire « médiocre ». Un constat alarmant quand on sait que 80% des embauchés décident de rester ou on dans les 6 premiers mois (Etude Aberddeen) et que le coût du remplacement d’un collaborateur durant la 1ère année est estimé à 27 000€…

 

Les anglais ont deux mots pour désignés l’intégration : orientation et onboarding. L’orientation concerne les papiers, l’ordinateur, les codes, le badge de la cantine, la place de parking attribuée… tout ce qui concerne le matériel et la logistique. L’onboarding lui désigne l’intégration au sens large du terme : l’intégration auprès de ses collègues, le sentiment d’appartenance, l’apprentissage de la culture et des « us et coutumes » de l’entreprise. Cette distinction nous montre donc qu’au-delà d’un aspect purement logistique, l’intégration d’un nouveau collaborateur relève d’un véritable défi Humain et organisationnel.

 

Dimensions du onboarding

L’onboarding est un processus. Il englobe pour le nouvel arrivant une somme de connaissances, de comportements et de compétences à acquérir. En effet, quel que soit le le process de recrutement mis en place et aussi sécurisé soit-il, un nouveau collaborateur va passer à travers plusieurs périodes :

 

  • Une période d’acquisition car le ce nouvel arrivant a des lacunes sur les spécificités du métier, des clients, des processus, des produits de l’entreprise… des notions qui ne relèvent pas de son parcours mais des caractéristiques uniques de l’entreprise
  • Une période de validation car l’onboarding est bien une partie intégrante du processus de recrutement. Il est impossible de valider en amont toutes les compétences d’un candidat et un bon candidat ne fera pas toujours un bon salarié…
  • Une période de renforcement car si un collaborateur est recruté pour ses compétences actuelles, il est probable et souhaitable qu’il continue de progresser dans ses compétences, qu’il les utilise différemment…

 

Ces différentes dimensions ou périodes de l’intégration se déroulent cela se fait dans le contexte social, économique, culturel et technique de l’organisation. Ainsi un des principaux enjeux de l’intégration se situent dans la l’adéquation du nouvel arrivant à l’ensemble de ces facteurs, que ce soit en termes :

 

  • De quantité : le nombre d’informations que le nouvel arrivant reçoit et le nombre qu’il en retient… « bombarder » d’informations ne suffit pas, il faut aussi gérer les processus de transmission de ces informations.
  • De qualité : la pertinence avec laquelle il va utiliser ces informations
  • De rapidité : la période au bout de laquelle il possède l’ensemble des informations, compétences et comportements qui lui permette d’atteindre le niveau d’efficacité attendu.

 

Enjeux du onboarding

Les enjeux d’un onboarding réussi sont nombreux et concernent à la fois le nouvel arrivant, son manager, les RH et l’ensemble de l’entreprise elle-même. On distingue ainsi 4 enjeux majeurs lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur :

 

  • Un enjeu de socialisation. Le nouvel arrivant doit comprendre quelle est sa place dans l’organisation et la chaîne de valeurs. Il doit pouvoir développer son réseau. Ainsi l’organisation doit être à-même de développer l’inclusion et lui donner un sentiment d’importance et une sentiment d’appartenance.

 

  • Un enjeu d’acculturation. Toute entreprise possède ses propres codes, valeurs et sa propre culture auxquels le nouvel embauché devra « adhérer » pour pérenniser son recrutement. Une dénomination générique peut cacher des réalités différentes, et difficilement compatibles, ainsi deux entreprises du même secteur peuvent être à des stades de développement différents, ou de cultures client différentes. On peut prendre l’exemple simple de l’intégration dans une entreprise du secteur bancaire, les codes seront différents si l’on intègre une banque de réseau, une banque privée, une banque en ligne… L’enjeu est ici que cette culture et ses valeurs soient suffisamment clairs et communiqués pour qu’un nouvel arrivant puisse les faire siens sans ambiguïté.

 

  • Un enjeu de transmission : comme un jeune padawan deviendra un Jedi par une méthode et des étapes normées il est nécessaire de se poser la question des processus de transmission des informations et compétences. Il faudra donc identifier les outils et process qui permettront d’acquérir ou renforcer les connaissances, comportements et compétences nécessaires à l’efficacité dans ce nouveau poste : réunion d’accueil, visite du site, vis ma vie, formation en salle, formation e-learning, formation on the job, tutorat…

 

  • Un enjeu de temporalité : le processus vise à accélérer la montée en puissance du collaborateur pour qu’il soit efficace le plus rapidement possible. Mais certains processus prennent plus de temps que d’autres : formation, préparation technique, poste de travail… Une réflexion intéressante sur la temporalité est de planifier les tâches à accomplir en fonction du temps nécessaire à l’acquisition des compétences requises pour la tâche. Par exemple, avant d’aller seul en rendez-vous, un commercial doit maîtriser tel ou tel argumentaire, et cela prend tant de temps pour le former… Cela permet :
    • d’être créatif si le facteur temps évolue : il faut aller plus vite, donc on doit trouver d’autres moyens
    • de clarifier et prioriser les étapes de l’onboarding (renforcer le rôle des RH et du manager) : on fait quoi dans quel ordre et à quel moment ?
    • de mettre le nouvel arrivant dans une posture de réussite : il est formé à ce qu’on lui demande de faire et donc enclenche une spirale de réussite positive.

 

  • Un enjeu de fidélisation : la réduction du turn-over est un enjeu très important non seulement financièrement mais au niveau de l’engagement des équipes. Ainsi, il est important de s’assurer que les salariés soient motivés à rester dès le départ : une relation qui part sur de bonnes bases saines est une relation qui a plus de chances de durer.  Au-delà des choix concernant le process lui-même, le soin apporté à l’intégration est notamment une signe de reconnaissance fort envoyé au nouvel arrivant.

 

Les niveaux d'intégration

Comme il existe deux mots au Royaume-Uni pour désigner l’intégration, on distingue plusieurs niveaux d’onboarding, chacun relevant d’un degré plus ou moins important d’implication de la part de l’entreprise. Le niveau d’intégration mis en place dans l’organisation conditionnera ensuite la fidélisation, la construction du sentiment d’appartenance , la socialisation et l’acculturation du nouvel embauché. On observe fréquemment 4 niveaux d’intégration :

 

  • L’absence  : arrivée directement au poste, matériel non prêt ou mal configuré, pas de passage par la RH, absence du manager…
  • Le minimum : conformité RH, accueil minimaliste avec équipe ou manager
  • Le moyen terme : visite, balisage des premiers jours, parrainage…. dans le cadre de l’équipe
  • Le long terme : séminaires, universités, parcours, évolution… lien avec le talent management….

Les outils d'un onboarding réussi

La réflexion de l’outil pour l’outil ou du digital ou non, n’est pas la meilleure voie pour rendre un « dispositif onboarding » réussi. Un outil n’est pas meilleur qu’un autre, c’est plutôt la réflexion globale sur l’ensemble du processus qui  permet de faire des choix et une articulation pertinente de ces outils. Une arrivée dans une entreprise florissante n’a pas les mêmes enjeux qu’une autre arrivée quelques mois plus tôt ou plus tard dans un contexte de crise, et les outils doivent tenir compte de ces éléments.  Fiche navette, livret d’accueil, rapport d’étonnement, célébration, parrainage, vis ma vie, on-the-job training, tutorat, formation, coaching, entretiens mensuels, séminaire d’intégration, parcours… les outils ne manquent pas mais seul un usage cohérent et adapté sera efficient.

 

La question des outils ne peut pas non plus se poser seule. La question des acteurs qui « utilisent » et communiquent ses outils est également primordiale et doit être envisagée. On distingue 4 catégories d’acteurs lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur :

 

  • Les RH pour le recrutement amont, l’accueil et l’administratif (contrat, due, visite médicale), la conformité…
  • Le manager pour délivrer les objectifs, évaluer les besoins en formation, réaliser un feedback régulier, favoriser l’acculturation, piloter le parrainage et piloter les « autres »
  • Les « autres » (services, fournisseurs…) pour endosser le rôle de parrain, informer, intégrer aux décisions, acculturer. Ce rôle est primordial mais souvent peu piloté par manque de conscience ou de volonté
  • Le nouvel arrivant lui-même. Que ce soit pour quitter un ancien poste ou pour trouver du travail, le nouvel arrivant change de statut, et cela nécessite un travail psychologique (le deuil notamment). Le nouvel arrivant participe à la réussite de son intégration en partageant ses besoins, ses ressentis, ses doutes au fur et à mesure… ce qui sera d’autant plus facile si des temps de partage sont prévus et aménagés.

 

Onboarding - Séminaire d'intégration