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Formation : comment bien gérer son temps au quotidien ?

La gestion du temps est  problématique pour une grande partie d’entre nous. Si on se rend bien compte qu’un peu de structure et d’organisation nous feraient du bien, peu d’entre nous arrivent réellement à changer leurs habitudes. Ce n’est souvent pas faute d’avoir essayé de se réorganiser sérieusement. Des plannings trop exigeants et vite délaissés… Comme les résolutions du nouvel an. Alors comment s’y tenir ? Quelle est la solution probante pour enfin réussir à s’organiser convenablement et durablement?

 

se former à la gestion du temps

Et si la solution « magique » était en réalité beaucoup plus simple ? Les grands plannings révolutionnaires sont difficiles à tenir. Ils ne feront que favoriser la procrastination permanente… Pour améliorer durablement votre gestion du temps, optez pour une planification du temps à petite échelle : planifier vos journées. C’est bien là que tout se joue : au quotidien. Les améliorations seront immédiates, et donc encourageantes pour la suite.

 

Vous y gagnerez : être plus productif, retrouver du temps pour vous et diminuer les temps morts et l’éparpillement.

 

Voici 10 conseils pour ne plus vous perdre dans les prévisions, et passer à l’action.

 

1 – Organiser sa journée chaque matin ou la veille

Prenez un quart d’heure pour planifier votre journée. Essayez de ne pas le faire trop à l’avance pour éviter l’effet de démotivation du temps. Au plus tôt la veille, et au plus tard le matin même, prenez le temps de planifier votre journée dans les grandes lignes, vous gagnerez du temps par la suite et éviterez de vous disperser.

 

2- Planifiez sur une fiche

Ecrire vous permet de clarifier les vos pensées, et favorise l’engament moral. La fiche doit être volante, transportez là avec vous, affichez-la dans votre champs de vision. A la fin de la journée, archivez-la ou jetez-la. La fiche doit être journalière, le but est de ne pas se perdre dans des planifications à long-terme et de perpétuer le  lien avec le quotidien.

 

monkey business

3- Fixez des temps passerelles entre 2 activités en temps partagé

Les imprévus des journées ne doivent pas venir bouleverser votre organisation. Afin d’éviter de voir votre planning tombé à l’eau ou être décalé, prévoyez des temps de pause réparti sur l’ensemble de la journée.

 

4- Notez systématiquement les durées et tenez compte de la loi de Murphy

Plus on dispose de temps pour effectuer une tâches plus on s’étale sur le temps pour faire durée : c’est la loi de Murphy. Pour pallier à cette tendance, délimiter clairement le temps de chaque tâche pour ne pas perdre de temps inutilement.

 

5- Tenez compte de votre rythme de travail

Chacun à son rythme  de travail, avec ses  périodes d’efficience optimale. Si vous être plus productifs à certains moments de la journée, profitez-en pour y planifier vos tâches les plus prenantes. Votre organisation quotidienne doit être réfléchie.

 

6- Orientez prioritairement mon action autour des tâches urgentes et importantes

Faites passer vos priorités… en priorité ! Tenez compte de l’importance de vos tâches et de vos deadlines. Organisez votre journée en priorisant vos tâches de manière à être sûr d’effectuer vos tâches essentielles. 

 

7- Notez toutes les tâches vous traversant l’esprit puis catégorisez-les en UI, Ui, uI, ui.

Les « UI » sont les tâches urgentes et importante, les « Ui » les tâches urgentes et non-importantes, « uI » sont celles qui sont non-urgentes mais importantes, enfin les « ui » sont les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes.

 

8- Gardez la fiche avec vous pour la consulter

Pour piloter au mieux la journée, gardez votre fiche d’organisation journalière avec vous constamment pour pouvoir vous y référer à tout moment. Si vous avez une profession où vous êtes constamment sollicité, et où les choses à faire s’accumulent au fil de la journée, avoir votre fiche à portée de main vos aidera à garder le cap. Dans beaucoup de métiers, l’organisation prime ; par exemple la gestion du temps dans la fonction commerciale est essentielle. Appel, visite, reporting, proposition commerciale, réunion de briefing… s’enchaînent souvent à un rythme effréné. Pensez alors à votre fiche pour identifier vos multiples tâches de la journée. Dans votre poche ou votre agenda, elle ne doit pas vous quitter.

 

9- Analysez les raisons pour lesquelles vous n’avez pas tout réalisé

Si vous n’êtes pas parvenu à remplir toutes les tâches que vous aviez prévues, faites l’effort de réfléchir aux raisons  qui vous ont empêché d’y arriver. Vous avez été trop ambitieux, vous avez manqué de temps ou de motivation ? Il est important d’identifier la cause de l’échec, pour éviter qu’il ne se reproduise si possible.

 

10- Essayez de ne pas différer plus de trois fois une même tâche

Si vous avez dû reporter l’exécution d’une tâche, ce n’est pas grave, mais l’important est de le faire. Donc fixez-vous une limite pour éviter d’ajourner une tâche plus de trois fois. Cela vous obligera à passer à l’action  et cesser de procrastiner.