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Comment réussir son séminaire d’intégration ?

Comment réussir son séminaire d’intégration ? Quel est son rôle, sa valeur ajoutée face à un process d’intégration plus long ? Quels sont les pièges à éviter ? Voici le thème du café studieux qui s’est déroulé mardi 22 Novembre 2011 au salon de thé Angelina.

Vingt DRH, directeurs de la formation, et chargés de l’organisation de séminaires et d’évènements se sont réunis pour échanger sur ce thème. Nous remercions entre autres Natixis, Jennyfer, Baccardi, le Groupe Flo, Arkéma, la Société Générale, Kéolis, Groupama […] pour leur participation.

 

Séminaire d’intégration : qu’est ce qu’une intégration réussie ?

L’intégration des collaborateurs est une étape clé dans la réussite d’une nouvelle embauche. En effet le succès d’un recrutement réside à la fois dans la capacité du collaborateur à  apporter une valeur ajoutée à l’entreprise grâce à ses compétences, mais aussi dans son intégration dans l’entreprise.

Mais alors quelles sont les étapes importantes pour intégrer les nouveaux collaborateurs ? Un « nouveau » a des attentes envers sa nouvelle entreprise : il veut voir du « vrai », se sentir attendu et donc être bien accueilli, il attend une interaction avec ses nouveaux collègues : que chacun présente ce qu’il peut apporter à l’autre dans cette nouvelle collaboration. Il veut surtout être rassuré dans son choix et pour cela être aidé dans un premier temps à mieux comprendre les codes et les valeurs de l’entreprise, se faire un réseau sur lequel il pourra compter tout au long de son parcours professionnel dans l’entreprise. Enfin, le sentiment d’appartenance à un groupe est un facteur clé pour faciliter l‘intégration d’un nouveau collaborateur.

L’organisation d’un séminaire d’intégration peut aider à tout cela en facilitant l’identification au groupe. Les « nouveaux » réunis ont un point commun et découvrent en même temps l’entreprise, leurs nouvelles fonctions, leurs collaborateurs. Des liens se tissent au travers des ateliers et rencontres faites durant la ou les journées d’intégration. Ils partagent la même expérience et se sentent comme étant un membre à part entière du groupe.

Les problématiques au sujet de l’organisation du séminaire d’intégration sont les mêmes pour tous les participants à ce café studieux :

– Quelle récurrence et quelle fréquence pour ces journées ?

– Quel format : le fond et la forme ?

– À quel moment ?

– Quelle est leur place dans le processus d’intégration ?

– Comment assurer une cohérence entre les messages délivrés, entre les arrivants, entre les  étapes du processus, entre le séminaire et l’entreprise ?

 

Réalisations, expériences, réussites et échecs

Suite à cette introduction, les participants échangent sur le sujet, faisant part de leur propres  expériences, de leurs réussites et parfois des échecs.

La directrice emploi et formation d’un groupe présent dans toute la France entame la  discussion en nous expliquant que pour elle le séminaire d’intégration concerne des jeunes en  apprentissage entre 16 et 23 ans, venant des quatre coins de la France et se réunissant pour quelques jours à  Paris. Les 300 « nouveaux » sont divisés en groupes de 20 personnes et visitent avec un tuteur quelques établissements de la capitale. Ensuite ils travaillent sur leur vision de l’apprentissage et partagent sur les valeurs de l’entreprise et leur signification pour eux. Le séminaire d’intégration ainsi mené est très fédérateur et riche car les nouvelles recrues peuvent s’identifier à un groupe ayant une vraie identité et se reconnaître dans ses valeurs.

Une personne chargée du développement du management nous fait part quant à elle de sa difficulté à homogénéiser le groupe de personnes à former : certaines personnes sont arrivées dans l’entreprise depuis presque un an alors que d’autres ne le sont que depuis quelques mois : leur connaissance de l’entreprise est différente. Certaines sont en CDI, d’autres en CDD de plus d’un an. Il y a ensuite la difficulté à satisfaire tous les profils : les jeunes et les moins jeunes qui ont des attentes différentes envers le séminaire, différents niveaux de responsabilités, différentes fonctions…

L’objectif premier du séminaire est de leur offrir une meilleure visibilité de l’organisation de l’entreprise, de ses enjeux et de ses stratégies, mais c’est aussi l’occasion pour les participants de se créer un réseau.

La forme quant à elle doit être dynamique : ne pas être assis à écouter mais plutôt visiter, tester, participer à des ateliers, des jeux, des team buildings, des quizz sur l’entreprise…  Les groupes sont changés à chaque ateliers de façon à ce que chacun rencontre un maximum de collaborateurs. Chaque journée est ponctuée de l’intervention d’un directeur (DG, DRH ) qui suite à une présentation se tient présent pour répondre aux questions des nouvelles recrues. La principale difficulté citée par la responsable du développement du management est de trouver une tonalité inter-générationnelle qui satisfera tout le monde.

C’est au tour de la responsable déléguée aux cadres supérieurs d’une entreprise publique de nous faire part de son expérience : le groupe pour lequel elle travaille est présent dans toute la France et le séminaire d’intégration se déroule en deux temps : deux fois trois jours. Dans un premier temps un séminaire national qui est ensuite relayé par les délégations régionales. Le séminaire national aborde des thèmes communs à tous, et les délégations régionales qui connaîssent mieux les besoins précis en région reprennent les thèmes abordés au niveau national les plus pertinents pour les approfondir et les mettre en pratique.

C’est ensuite une responsable des formations et évènements qui prend la parole : elle fait partie d’un groupe international employant 30 000 personnes en France dont 1200 cadres et agents de maîtrise. Chaque année, ce sont 400 à 500 nouveaux recrutements qui ont lieu. L’entreprise organise 3 à 4 séminaires d’intégration au format de 4 jours : deux jours de présentation (discours, présentation de l’entreprise et team buildings), et deux jours d’immersion sur le terrain. Une enquête en interne a révélé que l’objectif premier du participant lors d’un séminaire est de s’amuser. Mais pour l’entreprise le séminaire a un véritable enjeu et elle doit trouver comment leur présenter le groupe et comment organiser les journées d’intégration en prenant cela en compte pour maintenir l’implication et l’intérêt des participants.

 

Comment inscrire l’intégration dans la continuité  avec un « avant » et un «  après » séminaire

La responsable des projets de formation d’un groupe d’agro-alimentaire français nous explique que chez eux le séminaire d’intégration à lieu 4 fois par an avec des petits groupes de 15 personnes à  chaque fois. Les groupes de managers ne sont volontairement pas homogènes : les fonctions sont mélangées tout comme les niveaux de connaissance de l’entreprise. Le but ici est de s’enrichir par la différence. Découvertes, présentations, jeux, ateliers d’ échanges et de réflexion : les activités s’enchainent durant deux jours.

Pour elle la difficulté  réside dans le fait de compléter le séminaire d’intégration par un parcours : qu’il y ait un avant et un après. Comment instaurer cela ? Grâce à la mise en place de mentoring ? L’organisation de rencontres régulières avec le réseau suite au séminaire ?…

 

Tutorat et mentoring

Une chargée de formation corporate répond à cette interrogation en expliquant que dans son entreprise lors du séminaire d’intégration il y a un tuteur par groupe qui accompagne la nouvelle recrue dans ses premiers pas dans l’entreprise. Le tuteur est là pour accompagner la recrue mais aussi pour répondre à ses questions et le conseiller. La durée d’accompagnement varie selon les postes et les compétences à acquérir.

Une chargée de formation rebondit sur l’idée du mentoring et d’un accompagnement en expliquant que chez elle cela n’a pas fonctionné  car ça ne fait pas partie de la fiche de poste des tuteurs qui ne sont alors pas impliqués et qui ne se prennent pas au jeu.

Au contraire, un responsable de formation spécialisé dans les formations des vendeurs nous dit que pour ses populations qui sont beaucoup dans l’affectif, la mise en place d’un « parrain » qui relaye et complète le manager a  été  un succès.

On constate donc que le tutorat, bien qu’étant un bon outil d’aide à l’intégration,  ne marche pas nécessairement : s’il fait partie de la culture d’entreprise c’est bien souvent une réussite, mais s’il n’en fait pas partie c’est une pratique à introduire et donc cela peut prendre beaucoup de temps avant de fonctionner.

 

E-learning et modules à distance

Une autre question est alors abordée : comment le e-learning peut-il aider au processus d’intégration ? La responsable formation d’un groupe bancaire nous informe que dans son entreprise, ils ont mis en place un site web sur lequel ils ont créé des communautés. Dans les communautés, les collaborateurs ont accès à  un trombinoscope, leur réseau, des modules de e-learning, des modules et vidéos informatives sur l’entreprise :  ils savent où trouver l’information en cas de besoin.

Chez le leader mondial de l’habitat, le processus d’intégration se fait via le e-learning. Suite au recrutement d’une personne, celle-ci a plusieurs modules à suivre étalés sur 18 mois. Certains obligatoires, d’autres optionnels, certains avec des échéances, d’autres non. La nouvelle recrue est actrice de son intégration grâce à ces modules qui l’accompagnent tout au long de ses premiers mois dans l’entreprise et qui lui serviront parfois en formation également. Le e-learning est bien entendu complété  par un séminaire d’intégration qui matérialise tout cela et lui permet de rencontrer ses collaborateurs.

 

Conclusion

Les formats et la fréquence des séminaires d’intégration est différente selon les entreprises, le volume de gens à intégrer et selon leur processus d’intégration mais bien souvent on retrouve cette même envie d’innovation dans la forme du séminaire. L’alternance de présentations, de jeux, d’exercices et de team buildings est fréquente. On constate  également que l’idée d’immersion sur le terrain et de visite d’établissements revient souvent quand l’entreprise dispose de plusieurs filiales à travers le pays. Essayer de rendre le séminaire d’intégration agréable et d’en faire un bon souvenir tout en faisant passer un message et en facilitant au maximum l’intégration des nouveaux collaborateurs, voici l’objectif de la plupart des entreprises aujourd’hui… et le défi pour les organisateurs !