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Communication interne et formation : comment motiver les troupes ?

  • Comment la communication interne peut-elle aider à inciter les salariés à se former ?
  • Quel rôle complémentaire jouent la communication interne dans l’entreprise et le service formation ?
  • Comment une bonne communication peut-elle « vendre » une action de formation auprès des collaborateurs ?

Ce sont les questions que nous nous sommes posées Mardi 09 Octobre 2012 lors du Café Studieux organisé chez Dalloyau à Paris avec 13 responsables formation et responsables des ressources humaines d’entreprises aux secteurs variés.

La formation et la communication interne sont intimement liées.

Pour qu’une action de formation soit bien accueillie par les salariés, il faut avant tout que ses enjeux soient clairement exprimés en amont pour être bien compris par les salariés : ainsi, ils en comprendront l’utilité et les enjeux.

Le défi pour le service formation d’une entreprise : motiver les collaborateurs à se former.

 

Comment, grâce à la communication interne, motiver les collaborateurs à se former ?

Quel rôle joue la communication interne pour promouvoir les formations auprès des collaborateurs ? Quelles sont les sources de motivation des collaborateurs ? Pour quelles raisons souhaiteraient-ils se former ?

Les responsables formation identifient  les sources principales de motivation chez les collaborateurs comme étant les suivantes :

  • Pour avoir une promotion
  • Pour augmenter leurs revenus
  • Pour s’épanouir

En réalité, lorsqu’on interroge les salariés, voici leurs réponses :

  • Pour s’épanouir sur le plan personnel et professionnel
  • Pour mieux faire leur travail

Le constat est clair : il y a une incompréhension de la part des responsables formation en ce qui concerne les réelles sources de motivation des collaborateurs.

Alors comment bien connaître et identifier ces leviers qui incitent les collaborateurs à se former ? La communication en interne pourrait être la clé !

Une fois les leviers bien identifiés, la mission des services formation et communication de l’entreprise est de les utiliser pour informer et promouvoir les actions de formation qui vont être mises en place dans l’entreprise.

 

Formation et communication interne : les obstacles à franchir

Si les sources de motivation des collaborateurs sont identifiées, il reste encore plusieurs obstacles à franchir comme le soulignent les responsables formation présents lors du Café Studieux.

Il s’agit de :

  • Trouver le financement des formations : entre plan de formation de l’entreprise et budget disponible dans les OPCA
  • Sélectionner parmi les demandes et besoins en formation les priorités afin d’utiliser au mieux ce budget
  • Intégrer et impliquer les managers dans les projets de formation : les informer notamment sur les objectifs des formations de façon à ce qu’ils puissent communiquer à leur tour auprès des collaborateurs
  • Trouver un formateur aligné, correspondant à ce que l’entreprise recherche en fonction du contexte et des objectifs pédagogiques
  • Trouver comment parler du programme de formation : le présenter, le vendre auprès des collaborateurs, savoir le rendre attractif, proposer quelque chose de concret de façon à ce que les futurs participants y voient un intérêt réel.

 

Que veut le manager ? Que recherche l’apprenant dans une formation ?

Lorsqu’une action de formation est lancée, le manager est dans une optique de changement pour ses collaborateurs alors que ceux-ci y sont plutôt réticents.

Le contenu de la formation est aussi important pour un manager : il doit être dense et varié, apprendre beaucoup en peu de temps.

De son côté, le collaborateur souhaite approfondir les notions qu’il apprend et donc se focaliser sur certains points en particulier, prendre son temps.

Une directrice de service formation management et développement personnel intervient  pour souligner la différence d’implication et de motivation d’un participant qui aura demandé une formation face à celui à qui on aura imposé cette formation. C’est le cas notamment lors des demandes de DIF qui émanent de la part des salariés, sur une thématique qu’ils auront choisi, contre une formation intra qui aura été décidée par les managers ayant identifié un besoin. Si le manager décide d’une formation pour son équipe, il devra bien appuyer sur la communication pour expliquer l’intérêt de la formation.

La responsable métier et formation d’une entreprise de retail dénonce un problème d’organisation en interne : si des process de communication en interne sont clairement définis entre les services, entre les managers et collaborateurs, la communication serait facilitée.

Une bonne communication peut créer trois facteurs clés de motivation chez l’apprenant :

  • L’envie de venir
  • Le plaisir d’apprendre
  • L’utilité de la formation

Le débat s’ouvre alors autour du DIF (Droit Individuel à la Formation) qui semble être peu ou mal connu des salariés : les responsables RH et formation présents pointent du doigt un manque de communication autour de ce dispositif. Les salariés ne connaissent pas bien leurs droits, et ne savent pas comment le dispositif fonctionne.

Une responsable des formations nous parle de ce qui a été fait au sein de sa société : des bandes dessinées expliquant le fonctionnement du DIF ont été affichées dans tous les sites de l’entreprise en France pour informer aussi bien les collaborateurs que la direction de ce droit.

Une autre responsable de formation souligne qu’avec la crise, les formations en développement personnel ont presque disparu de l’offre des plans de formation. Le DIF prend le relais : les salariés sont très demandeurs de formations en développement personnel et en langues (anglais).

Road show, informations en ligne sur l’intranet, campagne d’emailing…plusieurs actions ont été menées par les entreprises présentes pour informer les collaborateurs sur le DIF. Mais ces personnes soulignent aussi le temps qu’il faut pour que cela rentre dans les mœurs de l’entreprise.

 

Comment donner envie aux collaborateurs de se former ? Les actions de communication interne menées par les entreprises présentes

Une responsable du développement des compétences au sein d’un grand groupe français nous parle de l’idée qu’ils ont eu pour leur communication interne : poster une vidéo de l’apprenant sur l’intranet de l’entreprise. De cette façon chaque collaborateur a accès au témoignage d’un collègue qui a suivi une formation, et qui en est ravi. L’effet est positif, les inscriptions et demandes de formation s’enchainent, mais à court terme.  On note alors que le bouche à oreille reste l’un des moyen de communication les plus convaincants aux yeux des salariés.

Une autre entreprise a opté pour la transparence : inviter les salariés à visiter le service formation, leur présenter le personnel du service, son fonctionnement grâce à des ateliers autour de la pédagogie, de l’analyse du besoin, de la formation… Les résultats de cette action n’étaient pas encore connus lors du Café Studieux.

La responsable de formation d’un groupe bancaire constate que lorsqu’il s’agit de e-learning la frontière entre formation et communication est trouble : pour présenter les modules, une communication ludique est adoptée : quizz, vidéos, teasers…

C’est aussi le cas pour la responsable formation d’une société dans le secteur de l’environnement : pour lancer leur module de e-learning, la société a miser sur une communication renforcée : teaser et brochures ont été envoyés aux collaborateurs pour expliquer l’intérêt de la formation. Ils ont également demandé aux collaborateurs volontaires de devenir les portes paroles de cette action de formation et de la promouvoir dans leurs services.

 

Formation et communication interne : échecs et solutions

Pour présenter leur serious game, une entreprise du secteur du retail a décidé d’envoyer un teaser aux collaborateurs. Le message n’était pas clair, il a causé une incompréhension auprès des collaborateurs , une confusion quant au but de cette formation.

La responsable métiers et formation de ce même groupe propose des solutions pour donner envie aux collaborateurs de se former : il s’agit d’utiliser la variété.

Varier les outils pédagogiques, varier les supports de communication : teasers, affiches, mails, intranet…

Varier les modes de formation est aussi une solution : e-learning, présentiel, blended learning… Le blended qui allie présentiel et formation à distance semblerait être le plus impliquant et le plus motivant auprès des salariés.